12. August 2026
Digitale Personalakte einführen: der Ratgeber für Unternehmen
Ab 2027 müssen bestimmte Entgeltdokumente elektronisch vorgehalten werden. Für viele Unternehmen ist das der richtige Zeitpunkt, die gesamte Personalablage auf den Prüfstand zu stellen.
Die Übergangsfrist läuft aus: Bis Ende 2026 konnten sich Arbeitgeber unter bestimmten Voraussetzungen noch von der Pflicht zur elektronischen Führung bestimmter Entgeltdokumente befreien lassen. Spätestens ab dem 1. Januar 2027 müssen die von § 8 BVV erfassten Dokumente grundsätzlich elektronisch vorgehalten werden.
Für viele Betriebe ist das ein guter Zeitpunkt, ihre Personalablage insgesamt zu überprüfen. Eine digitale Personalakte lohnt sich besonders, wenn Dokumente häufig gesucht werden, mehrere Personen oder Standorte darauf zugreifen oder Papierakten und parallele Ablagen nebeneinander bestehen. Einzuplanen sind allerdings der Umstellungsaufwand, laufende Kosten sowie klare Vorgaben für den Zugriff, den Datenschutz und die IT.
Dieser Artikel hilft Ihnen bei der Entscheidung: Sie erfahren, für welche Betriebe sich die Umstellung besonders anbietet, welche Inhalte typischerweise in die digitale Personalakte gehören und worauf es bei Auswahl und Einführung ankommt.
- Was ist eine digitale Personalakte?
- Ist die digitale Personalakte Pflicht?
- Für wen lohnt sich die digitale Personalakte?
- Vorteile der digitalen Personalakte
- Nachteile und Herausforderungen der digitalen Personalakte
- Welche Unterlagen gehören in die digitale Personalakte
- Datenschutz, Einsicht und Aufbewahrung
- Worauf sollten Unternehmen bei der Softwareauswahl achten
- Digitale Personalakte einführen: die wichtigsten Schritte
- Digitale Personalakte mit Agenda
- Fazit
Was ist eine digitale Personalakte?
Eine digitale Personalakte ist die elektronische Form der klassischen Personalakte. Mitarbeiterbezogene Dokumente werden nicht in Papierordnern, sondern zentral und strukturiert in einer Software abgelegt. Dazu können etwa Arbeitsverträge, Vertragsänderungen, Qualifikationsnachweise, Entgeltunterlagen und arbeitsrechtlich relevanter Schriftverkehr gehören. Häufig wird synonym von der elektronischen Personalakte gesprochen.
Der entscheidende Unterschied zur Papierakte liegt nicht allein im Einscannen. Erst durch eine klare Struktur, definierte Dokumenttypen, Such- und Filterfunktionen sowie einen geregelten Zugriff wird aus einer digitalen Ablage ein Arbeitswerkzeug. Dokumente lassen sich dann schneller finden, kontrolliert bereitstellen und – je nach Lösung – unmittelbar mit der Lohnabrechnung oder einem Online-Portal zum Austausch mit Mitarbeitern verknüpfen.
Der folgende Überblick zeigt die wichtigsten Unterschiede:
| Kriterium | Papierakte | Digitale Personalakte |
|---|---|---|
| Zugriff | An den Ablageort gebunden | Ortsunabhängiger Zugriff für berechtigte Personen möglich |
| Suche | Manuell und abhängig von der Ablagestruktur | Je nach Lösung über Dokumenttypen, Filter oder Volltextsuche |
| Zugriffskontrolle | Nur begrenzt nachvollziehbar | Differenzierte Rollenrechte und Protokollierung möglich |
| Parallele Ablagen | Kopien entstehen häufig in Abteilungen oder Büros | Können durch eine verbindliche zentrale Ablage reduziert werden |
| Platzbedarf | Wächst mit dem Dokumentenbestand | Kein zusätzlicher physischer Ablageplatz erforderlich |
| Datensicherung | Schutz vor Feuer, Wasser und Fehlablage organisatorisch aufwendig | Risiken lassen sich durch Back-ups und technische Schutzmaßnahmen reduzieren |
Ist die digitale Personalakte Pflicht?
Eine pauschale Pflicht, eine vollständig elektronische Personalakte zu führen, gibt es nicht. Unternehmen können Personalunterlagen grundsätzlich weiterhin auf Papier verwalten.
Für bestimmte Entgeltdokumente gelten jedoch besondere Vorgaben: Spätestens ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber die von § 8 BVV erfassten Dokumente grundsätzlich elektronisch vorhalten. Bis Ende 2026 besteht unter bestimmten Voraussetzungen noch eine Befreiungsmöglichkeit von dieser Pflicht.
Die gesetzliche Vorgabe betrifft nur einen abgegrenzten Teil der Personalakte. Unternehmen können den Anlass dennoch nutzen, die Digitalisierung auf die übrige Personalablage und die dazugehörigen Prozesse auszuweiten.
Für wen lohnt sich die digitale Personalakte?
Ob sich die Umstellung lohnt, hängt vor allem von den bestehenden Abläufen ab. Besonders groß ist der Nutzen, wenn Personalunterlagen häufig gesucht, ausgetauscht oder an mehreren Orten geführt werden.
Wachsende Betriebe erzeugen mit jeder Neueinstellung zusätzliche Dokumente und stoßen mit einer reinen Papierablage schneller an organisatorische Grenzen. Bei mehreren Standorten oder hybriden Arbeitsmodellen kommt hinzu, dass die zuständigen Mitarbeiter nicht immer am selben Ort arbeiten. Auch Unternehmen mit hohem Dokumentenaufkommen, wiederkehrenden Prüfungen oder häufigem Austausch zwischen Personalverwaltung und Lohnabrechnung profitieren von einer zentralen, strukturierten Ablage.
Für sehr kleine Betriebe mit wenigen, stabilen Beschäftigungsverhältnissen und geringem Schriftverkehr kann eine vollständige Umstellung weniger dringend sein. Auch dort sollte jedoch geprüft werden, welche Entgeltunterlagen künftig elektronisch vorgehalten werden müssen und ob eine schlanke digitale Lösung den laufenden Aufwand reduzieren könnte.
Vorteile der digitalen Personalakte
Die Vorteile zeigen sich vor allem im Arbeitsalltag der Personalverwaltung.
- Inhalte der digitalen Personalakte schneller finden. Eine strukturierte Ablage mit Such- und Filterfunktionen verkürzt die Suche nach Verträgen, Nachweisen und Bescheinigungen. Die gewonnene Zeit steht für andere Aufgaben zur Verfügung.
- Ortsunabhängig arbeiten. Berechtigte Mitarbeiter können über die Software auf die digitale Personalakte zugreifen, wo sie benötigt wird – im Büro, an einem anderen Standort oder im Homeoffice.
- Parallele Ablagen reduzieren. Eine verbindliche zentrale Akte verringert die Zahl verstreuter Kopien und unterschiedlicher Dokumentversionen. Voraussetzung ist, dass Zuständigkeiten und Ablageprozesse eindeutig geregelt sind.
- Vollständigkeit besser überblicken. Eine geeignete Software kann anzeigen, welche Dokumente bereits vorliegen und welche noch fehlen. Das erleichtert Nachforderungen und die Vorbereitung auf Prüfungen.
- Zugriffe gezielter steuern. Rollen- und Berechtigungskonzepte ermöglichen es, Zugriffe nach Aufgaben zu begrenzen und – abhängig von der Lösung – nachvollziehbar zu protokollieren. Das kann den Datenschutz gegenüber einer schwer kontrollierbaren Papierablage verbessern.
Nachteile und Herausforderungen der digitalen Personalakte
Eine digitale Personalakte bringt nicht nur Vorteile. Vor allem ihre Einführung verursacht zunächst Aufwand. Hinzu kommen technische, organisatorische und datenschutzrechtliche Anforderungen, die Unternehmen realistisch einplanen sollten.
- Einmaliger Aufwand für Einführung und Migration. Bestehende Papierakten müssen gesichtet, bereinigt, digitalisiert und in der Software den richtigen Mitarbeitern und Dokumenttypen zugeordnet werden. Dieser Aufwand sollte nicht unterschätzt und möglichst in Etappen geplant werden.
- Veränderung eingespielter Abläufe. Eine neue Software spart nur dann Zeit, wenn alle Beteiligten sie konsequent nutzen. Dafür braucht es Schulung, klare Zuständigkeiten und verbindliche Regeln für neue Dokumente.
- Abhängigkeit von Software und IT. Unternehmen sind auf eine verfügbare Software und einen zuverlässigen Partner angewiesen. Vor der Auswahl sollten deshalb Datensicherung, Support, Exportmöglichkeiten und die Übertragbarkeit von Dokumenten und Metadaten geprüft werden.
- Hohe Anforderungen an Datenschutz und Berechtigungen. Personaldaten sind besonders sensibel. Der Zugriff muss daher eng begrenzt, regelmäßig überprüft und bei Veränderungen im Team angepasst werden.
- Kosten für Software und Umstellung. Je nach Lösung entstehen Lizenz-, Einrichtungs- oder Migrationskosten. Entscheidend ist, ob die eingesparte Arbeitszeit und die verbesserten Prozesse den Aufwand im konkreten Unternehmen rechtfertigen.
Mit Agenda lassen sich viele dieser Herausforderungen deutlich reduzieren, da unsere Digitale Personalakte direkt in die Lohnabrechnung integriert ist und feste Ansprechpartner Sie beim Einstieg unterstützen.
Welche Unterlagen gehören in die digitale Personalakte?
Für digitale Personalakten gilt der Grundsatz der Datenminimierung: Gespeichert werden sollten nur Informationen, die für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich und rechtlich zulässig sind.
Typische Inhalte sind beispielsweise:
- Arbeitsverträge, Nachträge und Zusatzvereinbarungen
- Bewerbungs- und Einstellungsunterlagen, soweit sie weiterhin erforderlich sind
- Zeugnisse, Qualifikations- und Tätigkeitsnachweise
- Informationen und Meldungen zu Fehlzeiten, soweit sie für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich sind
- Abmahnungen, Beurteilungen und arbeitsrechtlich relevanter Schriftverkehr
- Lohn- und gehaltsbezogene Unterlagen sowie die nach § 8 BVV elektronisch vorzuhaltenden Entgeltunterlagen
- Unterlagen zum Austritt und zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses
Was gehört nicht in die digitale Personalakte?
Manche Unterlagen dürfen aus rechtlichen Gründen gar nicht oder nur mit Einwilligung des Arbeitnehmers in die Personalakte aufgenommen werden:
- Profile aus sozialen Netzwerken
- Ärztliche Unterlagen und Listen über Krankheitstage, soweit nicht ausdrücklich erforderlich
- Angaben zur Nationalität, Religionszugehörigkeit oder sexuellen Orientierung ohne rechtliche Grundlage
- Graphologische oder psychologische Gutachten
- Private Informationen ohne Bezug zum Beschäftigungsverhältnis
Das Führen von Geheim- oder Schwarzakten über Mitarbeiter ohne deren Kenntnis ist grundsätzlich unzulässig.
Welche Daten erfordern besondere Vorsicht?
Gesundheitsdaten, Angaben zur Schwerbehinderung sowie Informationen über religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen und eine Gewerkschaftszugehörigkeit zählen zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Für ihre Verarbeitung gelten erhöhte rechtliche Anforderungen. Private Informationen ohne Bezug zum Beschäftigungsverhältnis und unzulässig erhobene Daten gehören nicht in die Personalakte.
Auch Aufbewahrung und Löschung müssen dokumentbezogen geregelt werden. Für steuerlich oder sozialversicherungsrechtlich relevante Unterlagen gelten zusätzliche Anforderungen an Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Aufbewahrung. Die GoBD betreffen dabei nicht pauschal die gesamte Personalakte, können aber für steuerlich relevante Dokumente eine Rolle spielen.
Datenschutz, Einsicht und Aufbewahrung
Eine elektronische Personalakte verarbeitet sensible Beschäftigtendaten. Deshalb sollten Unternehmen bereits vor der Einführung festlegen, wer auf welche Dokumente zugreifen darf, wie Zugriffe protokolliert werden, wie Daten gesichert werden und wann Unterlagen zu löschen sind. Berechtigungen sollten nach dem Erforderlichkeitsprinzip vergeben und regelmäßig überprüft werden.
Mitarbeiter haben grundsätzlich ein Recht auf Einsicht in die über sie geführte Personalakte. § 83 BetrVG regelt dieses Recht ausdrücklich und ermöglicht es Arbeitnehmern unter anderem, ein Betriebsratsmitglied hinzuzuziehen. Eine digitale Lösung kann die Bereitstellung erleichtern, sofern der Zugriff sicher organisiert ist.
Für die Inhalte von Personalakten gibt es keine einheitliche Aufbewahrungsfrist. Je nach Dokument können arbeitsrechtliche, steuerrechtliche oder sozialversicherungsrechtliche Vorgaben gelten. Nach Ablauf der maßgeblichen Frist ist zu prüfen, ob weiterhin ein zulässiger Speichergrund besteht. Ist das nicht der Fall, müssen die Unterlagen datenschutzkonform gelöscht werden.
Worauf sollten Unternehmen bei der Softwareauswahl achten?
Die passende Software sollte nicht nur Dokumente speichern, sondern die Ablage und die laufenden Personalprozesse sinnvoll unterstützen. Wichtige Auswahlkriterien sind:
- Differenzierte Rollen- und Zugriffsrechte
- Strukturierte Dokumenttypen sowie Such- und Filterfunktionen
- Massenimport für bestehende Dateien und Altakten
- Protokollierung relevanter Änderungen und Zugriffe
- Unterstützung unterschiedlicher Aufbewahrungs- und Löschfristen
- Sicherer Dokumentenaustausch mit Beschäftigten
- Anbindung an die Lohnabrechnung und andere bestehende Systeme
- Vollständige Exportmöglichkeiten für Dokumente und Metadaten
- Nachvollziehbare Regelungen zu Datensicherung, Auftragsverarbeitung, Unterauftragnehmern und möglichen Drittlandtransfers
Wie Agenda diese Kriterien in der Praxis umsetzt, sehen Sie auf der Seite zur Digitalen Personalakte von Agenda.
Digitale Personalakte einführen: die wichtigsten Schritte
Die Einführung lässt sich in fünf Schritte gliedern.
Schritt 1 – Bestandsaufnahme. Erfassen Sie, welche Informationen aktuell wo gespeichert sind, in welcher Form sie vorliegen und welche davon noch benötigt werden. Erst dann lässt sich der Migrationsaufwand realistisch abschätzen.
Schritt 2 – Anforderungen und Verantwortlichkeiten festlegen. Definieren Sie, welche Funktionen die Lösung benötigt, wer das Projekt verantwortet und welche Personen künftig Dokumente einstellen, prüfen und freigeben.
Schritt 3 – Software und Rechtekonzept auswählen. Prüfen Sie unter anderem die Anbindung an die Lohnabrechnung, Importmöglichkeiten, Zugriffsrechte, Datenschutz, Export und Support. Bei der Personalwesen-Software von Agenda sind Personalakte und Lohnabrechnung beispielsweise von Grund auf miteinander verzahnt.
Schritt 4 – Altakten strukturiert digitalisieren. Scannen Sie Papierbestände nicht lediglich als unsortierte PDF-Sammlung. Ordnen Sie Dokumente den richtigen Beschäftigten und Dokumenttypen zu und legen Sie fest, welche Originale weiterhin aufbewahrt werden.
Schritt 5 – Team schulen und laufende Prozesse festlegen. Regeln Sie, wie neue Unterlagen eingehen, wer Vollständigkeit kontrolliert, wann Berechtigungen angepasst werden und wie Aufbewahrungs- und Löschfristen überwacht werden. Nur mit klaren Verantwortlichkeiten bleibt die Akte dauerhaft aktuell.
Digitale Personalakte mit Agenda
Mit der digitalen Personalakte von Agenda bringen Sie Struktur in Ihre Personalunterlagen und verbinden die Ablage direkt mit Ihrer Lohnsoftware. Bestehende Dokumente lassen sich per Drag-and-drop oder Massenimport übernehmen. Die automatische Dokumenttyp-Erkennung unterstützt bei der Zuordnung, während die Prüfung auf fehlende Pflichtdokumente dabei hilft, Lücken frühzeitig zu erkennen.
Rollenbasierte Zugriffsrechte sorgen dafür, dass nur berechtigte Personen auf sensible Unterlagen zugreifen. Über das Personal-Portal können Mitarbeiter Dokumente und Änderungen digital übermitteln – ohne Umwege über Papier oder ungesicherte E-Mail-Anhänge.
Wie viel Zeit sich dadurch sparen lässt, zeigt eine Beispielrechnung: Das Suchen, Scannen und Bereitstellen von Dateien kann pro Vorgang bis zu zehn Minuten beanspruchen. Bei 100 Mitarbeitern summiert sich dieser Aufwand im Jahr auf bis zu 12,5 Arbeitstage.
Für Nutzer der Agenda Lohn- und Gehaltsabrechnung bietet Agenda mit der Digitalen Personalakte kompakt außerdem eine schlanke Erweiterungsoption für Unternehmen, die zunächst mit den wichtigsten Funktionen starten möchten.
Erfahren Sie hier mehr darüber, wie Agenda die Digitalisierung Ihrer Personalakte konkret unterstützt.
Fazit
Eine digitale Personalakte kann die Personalverwaltung deutlich vereinfachen: Informationen sind schneller verfügbar, parallele Ablagen lassen sich reduzieren und Zugriffsrechte gezielter steuern. Dem stehen ein einmaliger Einführungsaufwand, laufende Kosten sowie organisatorische und datenschutzrechtliche Vorgaben gegenüber. Besonders für wachsende Unternehmen, verteilte Teams und Betriebe mit hohem Dokumentenaufkommen überwiegen die Vorteile, wenn die Einführung strukturiert geplant wird.
Hinweis: Die rechtlichen Vorgaben können je nach Unternehmen, Dokumentart und Einzelfall unterschiedlich sein. Dieser Artikel bietet einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine individuelle, rechtliche oder datenschutzrechtliche Beratung.
Nutzen Sie die Chance auf eine persönliche und individuelle Beratung mit unseren Software-Experten. In nur 15 Minuten Ihrer Zeit erfahren Sie, wie Sie bis zu 12,5 Arbeitstage pro Jahr sparen.
Häufige Fragen zur digitalen Personalakte
Können Papierakten nach dem Scannen vernichtet werden?
Das hängt vom jeweiligen Dokument und vom eingesetzten Verfahren ab. Gesetzliche Originalpflichten, Formerfordernisse und mögliche Beweisrisiken müssen berücksichtigt werden. Unternehmen sollten deshalb vorab festlegen, welche Unterlagen ersetzend gescannt werden dürfen und wie Vollständigkeit, Lesbarkeit und Nachvollziehbarkeit des Scanprozesses sichergestellt werden.
Wie lange müssen Inhalte digitaler Personalakten aufbewahrt werden?
Eine einheitliche Frist für die Inhalte digitaler Personalakten gibt es nicht. Je nach Dokument gelten unterschiedliche arbeitsrechtliche, steuerrechtliche oder sozialversicherungsrechtliche Vorgaben. Eine digitale Lösung sollte deshalb bei dokumentbezogenen Fristen und geregelten Löschprozessen unterstützen.
Was passiert mit der Personalakte, wenn ein Beschäftigter das Unternehmen verlässt?
Die in der Personalakte gespeicherten Informationen werden nicht automatisch vollständig gelöscht. Zunächst ist zu prüfen, welche Dokumente aufgrund gesetzlicher Pflichten oder zur Geltendmachung beziehungsweise Abwehr von Ansprüchen weiterhin benötigt werden. Zugriffe sollten nach dem Austritt eingeschränkt und nicht mehr erforderliche Daten fristgerecht gelöscht werden.
Wie lange dauert die Einführung einer digitalen Personalakte?
Die Dauer hängt vor allem von Zahl und Zustand der Altakten, den verfügbaren personellen Ressourcen und dem gewünschten Migrationsumfang ab. Ein schrittweiser Einstieg mit neuen Dokumenten lässt sich deutlich schneller umsetzen als die vollständige Aufbereitung sämtlicher Altbestände.
Wo werden die Daten einer digitalen Personalakte gespeichert?
Je nach Lösung liegen die Daten auf eigenen Systemen oder in einem Rechenzentrum des Anbieters. Bei Cloud-Lösungen sollten Unternehmen neben dem Speicherort insbesondere den Auftragsverarbeitungsvertrag, technische und organisatorische Schutzmaßnahmen, Unterauftragnehmer, Regelungen für den Zugriff und mögliche Übermittlungen in Drittländer prüfen.
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