Digitale Personalakte

Wer die digitale Personalakte einführen will, steht vor der Frage: Welche Kosten erwarten das Unternehmen? Sind unterm Strich Einsparungen möglich? Um die Ausgaben zu überschlagen, hilft die folgende Checkliste.

Die Einführung der digitalen Personalakte lohnt sich

Mit der digitalen Personalakte sparen Sie in der Personalarbeit sehr schnell sehr viel Zeit, so dass sich die Einführung bereits nach rund einem Jahr amortisiert. Auf lange Sicht spart die digitale Personalakte jedem Unternehmen bares Geld.

Beispielrechnung eines Unternehmens mit 100 Mitarbeitern und 10 Führungskräften:

Ob Sie von administrativen Aufgaben genervt sind oder Effizienz lieben: die 3 großen A der Bürokratie werden klickschnell abgearbeitet. Denn Ablage, Akteneinsicht und Aktenpflege erledigen Sie mit der digitalen Personalakte am Bildschirm, ohne vom Bürostuhl aufzustehen:

Klingt banal, aber stimmt: Wenn Akten nicht mehr in Papierform abgelegt werden, sparen Sie sich mit der digitalen Personalakte einen Haufen Zeit.

Sparen Sie sich und den Vorgesetzten jede Menge Zeit. Mit der digitalen Personalakte stellen Sie Führungskräften die Unterlagen, die sie brauchen, in nur wenigen Minuten zu – ganz sicher über ein Self-Service-Portal.

Die digitale Personalakte beschleunigt den Prozess der Dokumentenpflege. Und für Mitarbeiter wird es viel einfacher, Unterlagen einzureichen.

Aufbewahrungs- und Löschfristen

Um DSGVO-konform zu arbeiten, richten Sie je nach Dokumentenart Routinen für die Löschung ein. So wird sichergestellt, dass Fristen bei Dokumenten, die nach einer gewissen Zeit gelöscht werden müssen, nicht vergessen werden.

Originale

Auch mit einer digitalen Lösung sollten wichtige Originaldokumente wie etwa Arbeitsverträge und Vertragsänderungen weiterhin in Papierform aufbewahrt werden. Denn: Bei einem Rechtsstreit über die Richtigkeit dieser Unterlagen lässt sich nur mit den Originalen ein Urkundenbeweis führen. Scans privater Urkunden sind laut Rechtsprechung keine Urkunden im Sinne der Paragrafen 415 ff. ZPO.
Bevor Sie alle digitalisierten Papierdokumente vernichten, muss klar sein, welche Dokumente Sie weiterhin in Papierform brauchen. Als Faustregel gilt: zumindest der Arbeitsvertrag (inkl. aller Änderungen) und die Kündigung müssen im Original vorliegen. Klären Sie das jedoch im Vorfeld juristisch ab.

Einwilligungserklärungen

Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten ist – außerhalb von § 26 BDSG und Art. 88 DSGVO – nur möglich, wenn die Arbeitnehmer einwilligen. Die Einwilligung muss dabei freiwillig erfolgen. Können Arbeitnehmer im Rahmen ihres Arbeitsverhältnisses wirklich freiwillig entscheiden oder fühlen sie sich gezwungen, die Einwilligung zu erteilen? Diese Frage kann durchaus kritisch gesehen werden. Deshalb werden an eine wirksame Einwilligung gewöhnlich strengere Anforderungen gestellt. Zum einen sollten sich Mitarbeiter frei fühlen, ihre Einwilligung auch nicht zu erteilen – ohne dass ihnen daraus Nachteile entstehen. Zum anderen ist der Arbeitgeber verpflichtet, seine Mitarbeiter auf den Zweck der Datenspeicherung hinzuweisen.

Was ist dabei zu beachten?

• Die Einwilligung muss seit Inkrafttreten der DSGVO nicht mehr (handschriftlich) vorliegen; dennoch ist die Schriftform aus Beweiszwecken zu empfehlen.
• Die Einwilligung darf Teil des Arbeitsvertrags sein, muss aber besonders klar gekennzeichnet werden.
• Eine Personalakte darf nur gesetzlich vorgeschriebene Dokumente enthalten, es sei denn, der betroffene Arbeitnehmer hat seine Einwilligung zur Ablage weiterer Unterlagen gegeben.
• Sensible Informationen dürfen nur nach der Einwilligungserklärung gespeichert werden.
  

Pflichtdokumente

Die digitale Personalakte erleichtert es, Unterlagen stets vollständig zu halten. Personalverantwortliche legen dazu fest, welche Dokumente für jede Akte verpflichtend sind. So können Sie mit wenigen Klicks jederzeit eine Vollständigkeitsüberprüfung durchführen. Sie sehen auf einen Blick, welche Pflichtdokumente fehlen oder neu angefordert werden müssen.

Mitbestimmung durch den Betriebsrat

Gibt es einen Betriebsrat, sollte dieser frühzeitig in Planungen eingebunden werden. Der Betriebsrat hat ein Mitspracherecht, wenn es bei der Einführung der digitalen Personalakte um Führungsrichtlinien (Einführung allgemeiner Beurteilungsgrundsätze) geht. Gleiches gilt, wenn die Einführung der digitalen Personalakte eine technische Einrichtung zur Überwachung des Verhaltens bzw. der Leistung von Mitarbeitern nach sich zieht. Liegt eine Betriebsvereinbarung vor, ist in Abstimmung mit dem Betriebsrat die Einführung der digitalen Personalakte für alle Mitarbeiter gleichzeitig möglich.
Ansonsten darf der Betriebsrat auf Wunsch einzelner Mitarbeiter zur Einsicht der eigenen Personalakte hinzugezogen werden. Der Betriebsrat selbst hat aber kein Recht auf die Einsicht von Personalakten.

Heikles Thema: Abmahnung

Grundsätzlich gibt es für eine Abmahnung keine Verjährung. Das heißt, sie bleibt bestehen und verliert ihre Gültigkeit nicht nach einer bestimmten Zeit. Somit kann eine Abmahnung theoretisch dauerhaft in der Personalakte verbleiben.

Sollte der Arbeitnehmer mit der Abmahnung jedoch nicht einverstanden sein, kann er sich jederzeit dagegen zur Wehr zu setzen. Hierzu gibt es keine Fristen. So kann er verlangen, dass eine von ihm verfasste Gegendarstellung zur Personalakte hinzugefügt wird. Arbeitnehmer haben grundsätzlich das Recht, falsche Eintragungen in der Personalakte entfernen oder berichtigen zu lassen. Eine unrichtige Abmahnung muss der Arbeitgeber also aus der Personalakte nehmen.

Diese Zertifikate hat ein hochsicheres Rechenzentrum – wie das von Agenda:

1. Bereinigen Sie die Akten
Machen Sie eine Liste mit allen in den Personalakten enthaltenen Dokumenten. Legen Sie fest, welche Inhalte nicht mehr notwendig oder aufbewahrungspflichtig sind.

2. Klären Sie die Zuständigkeiten
Wer ist für die technische Seite verantwortlich? Wer für das Projektmanagement? Wer scannt und kommuniziert ggf. mit Dienstleistern? Wer digitalisiert neu hinzukommende Papier-Dokumente? Nicht zu vergessen: Der Betriebsrat muss rechtzeitig eingebunden werden.

3. Wählen Sie die passende Software
Erfüllt sie alle nötigen Datenschutz- und Datensicherheitskriterien? Bietet sie eine passende Dokumentenstruktur mit einer bequemen Volltext-, Register- und Schlagwortsuche? Wie können Sie Dokumente auswerten und aus der Akte bereitstellen?

Mit Agenda Personalmanagement sind alle diese Punkte auf einen Schlag abgedeckt.

4. Bestimmen Sie die Aktenstruktur
Beschäftigen Sie sich im Vorfeld mit dem Aufbau des Aktensystems. Hinterlegen Sie in den Metadaten der Dokumente Schlagwörter, bspw. Erstelldatum oder Mitarbeiternummer. So gewährleisten Sie eine bessere Auffindbarkeit der Unterlagen.

Noch einfacher geht es mit Agenda, wo die Strukturen bereits als Standard vorgefertigt sind und Sie diese nur noch befüllen müssen.

5. Legen Sie Zugriffsrechte fest
Bestimmen Sie, wer aus der HR-Abteilung auf welche Personalnummern zugreifen kann und ob sie die Akten nur einsehen oder auch bearbeiten dürfen.

6. Organisieren Sie das Einscannen
Je nach Umfang der Akten, scannen Sie die Dokumente inhouse oder beauftragen einen Dienstleister. Dienstleister sollten den Prozess dokumentieren und bei allen Schritten die Datenschutzbestimmungen berücksichtigen. Insbesondere, wenn Akten transportiert oder gelagert werden.

7. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter
Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern an praktischen Beispielen, wie die digitale Personalakte funktioniert und wie genau sie den Alltag erleichtert. So steigern Sie die Akzeptanz für die neue Lösung.

Agenda bietet Neukunden kostenlos für 1 Jahr On-Demand-Seminare an, die Ihre HR-Mitarbeiter in die Software einführen. Damit integrieren sie die Schulung selbstständig und flexibel in ihren Arbeitsalltag.

Die digitale Personalakte ist sehr viel mehr als ein bloßes Dokumenten-Management-System. Ihre volle Wirkung entfaltet sie, wenn Sie die Akte als zentralen Bestandteil Ihres digitalen Personalmanagements nutzen. Erst dann profitieren Sie voll und ganz von den Vorteilen eines integrierten Systems: in Form eines lückenlosen Überblicks und maximal effizienter Personalprozesse.

Verknüpfen Sie die digitale Personalakte mit einem Self-Service-Portal

So eröffnen sich hocheffiziente Kommunikationsmöglichkeiten: Sie übermitteln Dokumente unter höchsten Sicherheitsstandards. Informationen teilen Sie schnell und unkompliziert aus den Anwendungen heraus. Gleichzeitig behalten Sie die Kontrolle, wer worauf zugreifen darf und welche Zugriffe und Änderungen erfolgt sind.

Nutzen Sie die digitale Personalakte in Verzahnung mit einem professionellen Personalmanagement-System

So profitieren Sie von einer übersichtlichen Dokumentenverwaltung und aussagekräftigen Auswertungen. Sie setzen sich Erinnerungen für Fristen und haben damit alle Prozesse im Blick.

Alle Aufgaben und Termine in einer Übersicht: Die Personalfachkraft hat alle Fristen im Blick, sobald sie Agenda Personalmanagement öffnet.

Denn von der digitalen Personalakte profitiert jeder im Unternehmen – vor allem dann, wenn sie nahtlos in Ihr digitales Personalmanagement integriert ist. Alle Perspektiven zusammengefasst, erzielen Sie damit eine Menge Vorteile: