Digitale Personalakte
Lösungen finden statt Akten suchen.
Dokumenten-Import
Einfach per Drag and Drop und Massenimport.
Dokumente Ablegen wird ab sofort wesentlich leichter. Sie ziehen sie einfach per Drag-and-Drop in Ihr System. Große Mengen lesen Sie einfach per Massenimport ein. Mitarbeiter und Dokumententyp erkennt die Software automatisch und sortiert im System alles richtig ein.
Zudem ordnen Sie gleiche Dokumente in Sekundenschnelle Gruppen zu. Haben beispielsweise alle Dienstwagen-Fahrer ein Merkblatt zur Tiefgaragen-Nutzung erhalten, legen Sie das entsprechende Dokument mit nur einem Klick bei allen ab.
Pflichtdokumente verwalten
Finden, was gar nicht da ist.
Fehlt bei einem Mitarbeiter noch die Verschwiegenheitserklärung oder ein Versicherungsnachweis? Welche Dokumente liegen welcher Akte bei? Wo muss noch was gemacht werden? Mit unseren Auswertungs- und Filterfunktionen finden sie sogar das, was fehlt.
Erinnerungsfunktion
Wenn ein Vorgang weiterführende Aktionen braucht, dann erinnert Sie das System daran, dass hier noch was zu tun ist.
Dokumente uniform erstellen
Verträge, Zeugnisse und Co. müssen gleich aussehen. Dafür legen Sie einmal eine Vorlage an und erstellen neue Dokumente schnell und mühelos. Mitarbeiterdaten wie Name, Anschrift und Stellenbezeichnung übernehmen Sie per Klick aus der Personalakte.
Dokumente online einreichen
Über das Personal-Portal melden Ihre Mitarbeiter Änderungen der persönlichen Daten, beispielsweise eine neue Adresse. Urkunden, Nachweise oder Zertifikate fotografieren sie ab und versenden sie übers Portal. Und Sie ordnen die Unterlagen ganz bequem per Klick der Personalakte zu.
Datenschutz korrekt verwalten
Der Letzte macht das Lichtbild raus.
Die Aufgabe, die Daten Ihrer Mitarbeiter rechtssicher zu schützen, kann eine ganz schöne Herausforderung sein. Aufbewahrungsfristen stehen Löschpflichten gegenüber und irgendjemand muss das alles im Blick behalten. Dabei unterstützt Sie ab sofort Ihre Software.
Dank der umfangreichen Filter- und Sortierfunktionen lassen sich Dokumente eines Typs leicht identifizieren – beispielsweise um sie nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu löschen. Datentypen und Register helfen Ihnen darüber hinaus, auf einen Blick zu erkennen, welche Dokument gelöscht werden müssen, sobald der Mitarbeiter die Firma verlässt.
Zugriffsberechtigungen zentral verwalten
Nicht nur beim Suchen nach Dokumenten sparen Sie Zeit. Insgesamt geht Ihnen die Arbeit mit der digitalen Personalakte viel schneller von der Hand. Arbeitsschritte, Prozesse und Verwaltungsvorgänge laufen wie geschmiert. Auch wenn alles da ist, geht es noch lange nicht jeden was an. Mit einem sicheren und einfach zu verwaltenden Rechtesystem gewährleisten Sie, dass nur Berechtigte Zugriff auf einzelne Dokumenten bekommen.
Bevor Sie gehen:
Wir haben da einen Tipp!
Wie Sie 2 Monate Arbeitszeit in der Personalarbeit pro Jahr sparen:
