Eine exakte Stundensatzkalkulation sollten alle Unternehmen unabhängig von ihrer Größe machen, weil sie nur damit ihre Preise so setzen können, dass sie garantiert gewinnbringend wirtschaften. Mit der Berechnung stellen Sie sicher, dass Ihre gesamten Kosten gedeckt sind. Außerdem berücksichtigen Sie Aufschläge für Rabatte, Skonti und Gewinn in vollem Umfang. 

Wenn Sie Ihre Stundensätze schätzen oder sich nur am Wettbewerb orientieren, liegen Sie mit Sicherheit daneben und zahlen im schlimmsten Fall bei Aufträgen sogar drauf.

Nein, Sie können Ihren Stundensatz selbst berechnen. Dazu benötigen Sie die Zahlen aus Ihrer Betriebswirtschaftlichen Auswertung. Die BWA können Sie mit Ihrer Rechnungswesen-Software jederzeit erstellen oder Sie fragen sie bei Ihrem Steuerberater oder Buchhalter an. Wie Sie die Stundensatzkalkulation damit Schritt für Schritt durchführen, erfahren Sie im Whitepaper.

Die Berechnung der Stundensätze lohnt sich grundsätzlich für jedes Unternehmen. Denn damit wissen Sie auf den Cent genau, wieviel Sie für Ihre Arbeit in Rechnung stellen müssen, um optimale Umsätze zu erzielen. Ohne eine exakte Kalkulation des Stundensatzes ist das Risiko sehr groß, dass Sie Ihre Preise dauerhaft zu niedrig ansetzen und dadurch zu wenig Umsatz machen.

Den Stundensatz (auch: Stundenverrechnungssatz) ermitteln Sie, indem Sie alle produktiven Arbeitsstunden eines Jahres Ihren Jahreskosten gegenüberstellen. Zusätzlich berücksichtigen Sie Aufschläge für Gewinn, Skonti und Rabatte. Als Ergebnis erhalten Sie den Stundensatz bzw. die Stundensätze, die Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen.

Die tatsächliche Stundensatzkalkulation umfasst mehrere Rechenschritte, die Sie in unserem Whitepaper im Detail nachvollziehen können.

Produktive Arbeitszeit

Für die exakte Berechnung Ihrer Stundensätze müssen Sie die produktive Arbeitszeit Ihres Teams kennen. Das heißt: Sie müssen wissen, wie viele Stunden Sie und Ihre Mitarbeiter pro Jahr an Kunden-Aufträgen oder Produkten arbeiten können.

Jahreskosten

Die Jahreskosten finden Sie in Ihrer BWA. Die können Sie direkt in Ihrer Rechnungswesen-Software erstellen oder Sie fordern Sie bei Ihrem Steuerberater oder Buchhalter an.

Überprüfen Sie Ihre Stundensätze regelmäßig

Sie sollten Ihre Stundensatzkalkulation regelmäßig durchführen und überprüfen, da sich die Werte für Arbeitsstunden und Kosten immer wieder ändern. Eine höhere Miete oder steigende Energiekosten müssen Sie ebenso in die Neuberechnung mit einbeziehen wie eine Gehaltserhöhung oder einen zusätzlichen Mitarbeiter.

Bei Pauschalpreisen: Nachkalkulation

Je nach Geschäftsmodell und Branche arbeiten Sie gegebenenfalls mit Pauschalpreisen. Dann ist nach einem abgeschlossenen Projekt eine Nachkalkulation sinnvoll. So sehen Sie schnell, ob Sie zu niedrige Stundensätze angesetzt haben und können beim nächsten Auftrag gezielt nachsteuern. Das kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn der Arbeitsaufwand aufgrund von Reklamationen höher war als erwartet.

Schätzwerte anstatt exakter Zahlen

Die häufigsten Fehler bei der Stundensatzkalkulation gehen darauf zurück, dass mit Schätzwerten anstatt mit exakten Zahlen gearbeitet wird. Zum Beispiel, wenn Unternehmen für die produktiven Arbeitsstunden pro Jahr einen Pauschalwert für alle Vollzeit-Mitarbeiter ansetzen. In unserem Whitepaper sehen Sie auf Seite 22, wie einem Handwerksbetrieb dadurch mehr als 170.000 Euro Umsatz pro Jahr entgehen.

Keine Unterscheidung bei den Qualifikationsstufen der Mitarbeiter

Ungenaue Stundensätze erhalten Sie auch dann, wenn Sie die Qualifikationsstufen einzelner Mitarbeiter nicht berücksichtigen. Zum Beispiel, wenn Sie für einen Gesellen dieselbe Anzahl an produktiven Arbeitsstunden veranschlagen wie für einen Meister.

Ausschließliche Orientierung am Wettbewerb

Wenn Sie sich beim Stundenverrechnungssatz nur am Marktpreis in Ihrer Region oder der Branche orientieren, liegen Sie fast immer daneben.