04. November 2020

Die 3 größten Vorteile einer HR-Software

Wie kleine und mittlere Unternehmen mit Digitalisierung die Personalarbeit vereinfachen.

Wenn Unternehmen eine Personalwesen-Software einführen, wollen sie damit mindestens eines dieser drei Ziele erreichen:

  1. Zeit für die Kernaufgaben des Personalwesens gewinnen.
  2. Einheitliche und unkomplizierte Personalprozesse fürs ganze Unternehmen einführen.
  3. Die Zusammenarbeit zwischen Personalabteilung und Führungskräften erleichtern.

Warum? Weil sie ihre Personalarbeit damit auf ein ganz neues Level heben:

  • Personalarbeit ist nicht mehr hauptsächlich Verwaltung: Die Personalabteilung kann Führungskräfte und Geschäftsführung in strategischen Fragen unterstützen.
  • Sie wird damit zum professionellen Ansprechpartner für alle Personalfragen.
  • Und zahlt voll auf das Erreichen der Geschäftsziele ein.

Hier erfahren Sie, wie das mit der integrierten HR-Software Agenda Personalwesen gelingt.

1. Mehr Zeit für strategische Aufgaben

Neben der Personalverwaltung zählen strategische Themen wie Personalplanung oder Mitarbeiter- und Organisationsentwicklung zu den wichtigsten Aufgaben der Personalabteilung. Denn die Verwaltung ist zwar das Rückgrat eines professionellen Personalwesens. Doch ohne die auf die Zukunft der Organisation gerichteten Tätigkeiten fehlt im Unternehmen eine wichtige Steuerungsfunktion zum Erreichen seiner Ziele.

Die Realität ist aber: Viele Personaler brauchen den Großteil ihres Arbeitstags für Verwaltung. Und genau hier schafft eine Personalsoftware wie die von Agenda Abhilfe.

  • Personalabteilungen automatisieren damit viele Verwaltungsaufgaben.
  • Personalprozesse laufen digital und zeitsparend ab.
  • Aufwendige Datenpflege ist in vielen Fällen nicht mehr nötig.

Das schenkt der Personalabteilung jede Menge Freiraum für andere Dinge auf ihrer langen To-do-Liste. Wir haben auch mal nachgerechnet, wieviel Zeit Sie durch Digitalisierung gewinnen: Ganze zwei Monate Arbeitszeit sparen Unternehmen mit einer HR-Software. Wie das geht, erfahren Sie in unserem neuen Whitepaper mit handfesten Beispielrechnungen. Hier geht's zum Gratis-Download

2. Personalprozesse, die einfach laufen

Unkomplizierte Prozesse sind ein wichtiges Ziel bei der Einführung einer Personalwesen-Software. Denn nur, wenn sie leicht zu nutzen sind, werden Personalprozesse auch akzeptiert. Sprich: Alle halten sich daran und es gibt keine unnötigen Schleifen.

Außerdem sind möglichst unbürokratische HR-Prozesse ein echtes Aushängeschild für das Unternehmen. Die Personalabteilung tritt professionell auf und das macht auch bei potenziellen neuen Mitarbeitern Eindruck.

Zu den wichtigsten HR-Prozessen zählen:

Das alles sind Vorgänge, die immer gleich ablaufen und die Sie mit unserer HR-Software leicht automatisieren können. Dadurch werden sie schneller abgewickelt, nehmen weniger Zeit in Anspruch - und sind für die Beteiligten keine Last mehr. Wenn Sie die Prozesse mit dem Self-Service-Portal in die Cloud verlagern, können sie außerdem von Mitarbeitern genutzt werden, die gerade auf Dienstreise oder im Home-Office sind.

3. Personalabteilung und Führungskräfte arbeiten bestens zusammen

Teil der operativen Personalarbeit ist die Unterstützung von Führungskräften bei Personalthemen. Zu den häufigsten Anfragen an die Personalabteilung zählen:

  • Arbeitsverträge oder Gehaltsvereinbarungen einzelner Mitarbeiter einsehen
  • Mitarbeiter mit bestimmten Skills und Qualifikationen identifizieren
  • Stellen anhand definierter Anforderungen planen und verwalten
  • Personalsituation mit detaillierten Auswertungen und Statistiken analysieren
  • Urlaubs- und Fehlzeiten im Team oder in der Abteilung überblicken

Personalabteilungen und Führungskräfte stehen dabei vor verschiedenen Herausforderungen:

Personalabteilung

Führungskräfte

Muss Informationen in verschiedenen Programmen und Ordnern aufwendig recherchieren

Warten auf Rückmeldungen aus der Personalabteilung

Arbeitet mit lückenhaften Personalakten

Entscheiden auf der Basis unvollständiger oder nicht aktueller Informationen

Braucht viel Zeit für Auswertungen, da Informationen erst zusammengetragen werden müssen

Tun sich schwer, Mitarbeiter zu identifizieren, die Kompetenzen für bestimmte Aufgaben mitbringen

Versendet sensible Informationen per Hauspost oder E-Mail

Gefährden bei unsachgemäßer Aufbewahrung von Mitarbeiterdokumenten den Schutz personenbezogener Daten

Mit einer Software fürs Personalmanagement kriegen Sie das schnell in den Griff:

  • Daten schnell verfügbar: Mitarbeiterinfos und die Personalakten stehen zentral und damit schnell zur Verfügung. Sie können diese direkt ans Management weitergeben.
  • Ergebnisse per Klick: Auswertungen und Analysen erstellen Sie mit wenigen Klicks in der Software und senden die Ergebnisse übers Personal-Portal an die Führungskraft.
  • Einfache Einsicht: Ausgewählte Daten und Dokumente zu ihren Mitarbeitern können Führungskräfte übers Portal auch selbst einsehen, ohne Anfrage an die Personalabteilung.
  • 100 Prozent datenschutzkonform: Die Infos, die Sie übers Self-Service-Portal bereitstellen, können wirklich nur vom berechtigten Empfänger eingesehen werden.

Welche Verwaltungsarbeiten halten besonders auf und wie schaffen Sie mit einer HR-Software Abhilfe?

HR Anfragen bearbeiten
HR Anfragen bearbeiten

Anfragen von Mitarbeitern und Führungskräften bearbeiten

  • Fragen zur Lohnabrechnung oder zu Gehaltsdokumenten schlagen beinahe täglich in der Personalabteilung auf. Wichtig ist, dass die Mitarbeiter die Antworten schnell liefern können. Sonst wird aus der "kurzen Frage" eine stundenlange Rechercheaufgabe.
  • Wenn Führungskräfte keinen Zugriff auf relevante Daten ihrer Mitarbeiter haben, wenden sie sich an die Personalabteilung. Personaler müssen die Infos oft aus verschiedenen Programmen, Dateien und Ordnern zusammensuchen. Das hält auf.

Die Lösung

Speichern Sie Daten und Dokumente zentral in der HR-Software. Nutzen Sie das Self-Service-Portal und stellen Sie Infos und Unterlagen damit sicher in der Cloud zur Verfügung. Optional können Sie sogar Zugriff auf Personalakten gewähren.

Personaldaten manuell auswerten

  • Einzelne Informationen aus verschiedenen Datensätzen heraussuchen, in Excel importieren und manuell auswerten - klingt mühsam? Ist es auch. Und wird trotzdem oft genau so gemacht.
  • Auch häufig gesehen: Es gibt keine funktionierenden Schnittstellen zwischen Lohnsoftware und den Programmen fürs Personalmanagement. Für Auswertungen der Abrechnungsdaten müssen die Infos erst per Hand übertragen werden.
HR Personaldaten auswerten
HR Personaldaten auswerten

Die Lösung

Nutzen Sie die Auswertungen Ihrer Personalwesen-Software. Sind Personalmanagement und Lohn- und Gehaltsabrechnung integriert, haben Sie alle nötigen Daten lückenlos zur Verfügung.

HR Anfragen bearbeiten
HR Anfragen bearbeiten

Personalakten pflegen

  • Händische Dokumentenablage kostet Zeit – Punkt. Und in der Personalarbeit gibt es jeden Tag neue Unterlagen, Bescheinigungen, Zertifikate und Meldungen, die abgelegt werden müssen.
  • Personalinfos aus Aktenordnern heraussuchen kann auch zur tagesfüllenden Aufgabe werden. Besonders dann, wenn Personaler Unterlagen zu verschiedenen Mitarbeitern und aus unterschiedlichen Jahren zusammentragen müssen.

Die Lösung

Mit der digitalen Personalakte erledigen Sie Ablage und Aktenpflege in einem Bruchteil der Zeit, die vorher nötig war. Über die Suchfunktion finden Sie einzelne Dokumente innerhalb von Sekunden.

Urlaube und Fehlzeiten verwalten

  • Die meisten kleinen und mittleren Unternehmen arbeiten noch mit Urlaubsanträgen auf Papier. Am Ende der Reise über Vorgesetzten-Schreibtische und Hauspoststelle pflegen Sachbearbeiter jeden Antrag aufwendig von Hand in Kalender und Urlaubskonto ein.
  • Doch abwesend ist nicht gleich abwesend: Es ist gar nicht so leicht zu überblicken, welcher Mitarbeiter gerade wie lange im Urlaub, in Elternzeit oder auf Fortbildung ist. Das per Hand zu verwalten, bedeutet eine Menge Aufwand – und viele Flüchtigkeitsfehler.
HR Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung
HR Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung

Die Lösung

Die digitale Urlaubsverwaltung ist unkompliziert und benötigt nur wenige Klicks für Antrag und Genehmigung. Die Personalabteilung spart sich damit aufwendige Datenpflege. Und Führungskräfte überblicken immer die An- und Abwesenheiten ihrer Mitarbeiter.

Lernen Sie unsere HR Software jetzt kennen.

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