22. Dezember 2020

Lohnabrechnung goes digital – dem Staat sei Dank!?

„Treiber der Modernisierung“ ist ein Titel, den sich der deutsche Staat selten auf die Fahnen schreibt. Oder? Fakt ist: Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung nimmt Fahrt auf. Und das ist gut so, denn es es ist absolut zeitgemäß. Und Wirtschaft und Bürger haben auch richtig was davon.

Digitalisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Das Spielfeld ist gut gewählt. Denn hier sorgt die Digitalisierung dafür, dass Lohnbuchhalter sich viele unnötige Handgriffe sparen können. Ein echter Segen für die Bearbeiter, da die Entgeltabrechnung per se ein komplizierter Vorgang ist.

Paradebeispiel ist das Melde- und Bescheinigungswesen. Die digitale Übermittlung von Meldungen und Bescheinigungen an die Sozialversicherungen ist mittlerweile in den meisten Fällen Pflicht.

A1-Antrag und Zahlstellen-Meldeverfahren schon digital

So muss seit dem Jahr 2019 jedes Unternehmen die A1-Bescheinigung bei Auslandsentsendungen von Mitarbeitern digital beantragen. Das ebenfalls komplett digitalisierte Zahlstellen-Meldeverfahren ist Pflicht für alle Unternehmen mit Betriebsrentnern. 

Und es geht weiter: Im Oktober 2021 soll die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung kommen. Dann versenden die Krankenkassen ab Sommer 2022 die eAU nur noch digital an die Arbeitgeber. Das digitale Meldeverfahren zwischen Arbeitgeber und Sozialversicherung wird also immer weiter ausgebaut.

Auf den ersten Blick mag das wie ein ärgerlicher Zusatzaufwand erscheinen. Die elektronische Datenübermittlung empfinden viele Unternehmen als belastend, weil sie bestehende Prozesse ändern müssen. Und weil die Übertragung der Daten an sv.net mühsam ist.

Extrem aufwendig: Anträge über sv.net

Wenn Entgeltabrechner sv.net zur Beantragung der A1-Bescheinigung oder für das Zahlstellen-Meldeverfahren nutzen, ist das sehr zeitintensiv.

Die Formulare, die sie ausfüllen müssen, sind umfangreich. Die Daten stammen meistens aus verschiedenen Quellen, beispielsweise aus dem Lohnprogramm und den Personalakten. Die müssen sie mühsam zusammensuchen und dann per Hand eintippen. Das kostet Zeit und dabei passieren viele Fehler.

Melde- und Bescheinigungswesen mit der Lohnsoftware

Und genau hier schafft die Digitalisierung Abhilfe. Agenda hat das Melde- und Bescheinigungswesen komplett in die Lohnsoftware integriert. Über Schnittstellen zu den verschiedenen Rechenzentren der Sozialversicherungen, Krankenkassen, Rentenversicherung und der Arbeitsagentur übermitteln Anwender die Formulare direkt aus der Software heraus. Das ist extrem praktisch.

Vorteile für den Lohnbuchhalter

Was heißt das für den Entgeltabrechner, der mit Agenda Lohn- und Gehaltsabrechnung arbeitet?

Er muss sich nicht mehr mit sv.net herumplagen. Die benötigten Daten liegen bereits im System vor und die Agenda-Software befüllt viele Felder automatisch. Das spart enorm viel Zeit gegenüber manuellem Abtippen oder Copy-and-Paste-Verfahren. Und das Fehlerrisiko sinkt auf nahezu Null.

Rückmeldungen der Sozialkassen muss der Anwender nicht mehr aktiv abholen, sondern bekommt diese direkt in der Software zugestellt. Er muss sich nicht mehr wiederholt einloggen und sv.net auf Meldungen prüfen.

Unser Kunde NSF International profitiert beim A1-Antrag vom integrierten Melde- und Bescheinigungswesen.
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Lohnt sich der Software-Wechsel?

Wer bei der Lohnabrechnung mit einem veralteten Programm arbeitet, wird das Melde- und Bescheinigungswesen leider weiterhin über sv.net abwickeln müssen. Der Wechsel zu einer Lohnsoftware wie der von Agenda macht also Sinn, denn damit sparen Personalabteilungen und Lohnbüros Zeit und Aufwand.

Trotzdem schreckt viele ein Systemwechsel erst einmal ab, denn häufig ist die Bestandssoftware auf die Prozesse und Strukturen im Unternehmen abgestimmt. Warum es sich trotzdem lohnt, den Softwarewechsel anzupacken:

  1. Viele Meldeprozesse sind bereits digitalisiert worden. Und es kommen immer wieder neue dazu. Der manuelle Aufwand mit einer veralteten Lohnsoftware wird so immer größer.
  2. Personalabteilungen senken Aufwand und Kosten, wenn sie das Melde- und Bescheinigungswesen digitalisieren. Ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern kann damit im Schnitt ganze vier Arbeitstage pro Jahr sparen.
  3. Der Aufwand für die Umstellung ist vergleichsweise gering. Agenda unterstützt Neukunden bei der Datenmigration aus dem Altsystem – ohne Zusatzkosten.

Das heißt: Unterm Strich geht die Rechnung auf für Unternehmen, die mit der Digitalisierung durch den Staat mithalten. Die richtige Lohnsoftware unterstützt sie dabei.

Über den Autor:
Christoph Buluschek ist Abteilungsleiter Produktmarketing und Account Management bei Agenda. Die Digitalisierung von Prozessen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein Thema, das ihn seit mehr als fünfzehn Jahren begleitet. Mit seinem Know-how unterstützt er Agenda-Kunden dabei, beim Einsatz ihrer Lohnsoftware möglichst viel Effizienzgewinn zu erzielen.

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