05. Mai 2021

Wie führe ich ein Kassenbuch richtig

Ihre Kassenbuchführung muss korrekt und rechtssicher sein. Denn entspricht Ihr Kassenbuch nicht den gesetzlichen Bestimmungen, können Geldstrafen bis zu 25.000 Euro und hohe Steuernachzahlungen drohen. Eine Hilfestellung bietet Ihnen diese Übersicht. Hier sind alle relevanten Punkte enthalten, auf die Sie bei der Kassenbuchführung achten sollten – egal ob Sie Ihr Kassenbuch handschriftlich oder in Excel erfassen.  Lesen Sie dazu auch unseren Artikel Kassenbuch in Excel führen: Das sollten Sie wissen.

Allgemeine Anforderungen an ein ordnungsgemäß geführtes Kassenbuch:

  • Das Kassenbuch sollte immer in chronologischer Reihenfolge geführt werden: Um ein Hin- und Herspringen zwischen den Daten zu vermeiden, sollten Sie die Bareinnahmen spätestens am nächsten Tag ins Kassenbuch eintragen.
  • Es ist nicht erlaubt, Leerzeilen zwischen den Buchungen freizulassen: Dies lässt Spielraum für nachträgliche Korrekturen. Deshalb sind Sie auch verpflichtet, Ihr Kassenbuch festzuschreiben.
  • Alle Angaben sollten verständlich dokumentiert werden: Ein Dritter muss sich schnell einen Überblick über Ihre Kassenbuchungen verschaffen und diese nachvollziehen können. Sie sind verpflichtet, das Kassenbuch in deutscher Sprache zu verfassen.
  • Die Kassenbücher samt Belegen sind 10 Jahre lang aufzubewahren.

Das Finanzamt sieht für jede Buchung zwingend folgende Informationen vor:

  • Das richtige Datum
  • Eine fortlaufende Belegnummer
  • Einen Buchungstext mit dem Zweck der Entnahme / Einzahlung
  • Den korrekten Betrag
  • Den entsprechenden Steuersatz der Vor- bzw. Umsatzsteuer sowie den absoluten Steuerbetrag
  • Den aktuellen Kassenbestand
  • Wichtiger Leitsatz: Keine Buchung ohne Beleg. Denn zu jeder Buchung muss ein Beleg vorliegen.

Achtung:
Halten Sie sich nicht an die gesetzlichen Bestimmungen der GoBD, drohen Hinzuschätzungen bei der Gewinnermittlung, die schnell mal Tausende Euro Steuernachzahlungen zur Folge haben können.

Korrekturen müssen nachvollziehbar protokolliert werden:

  • Jede fehlerhafte Buchung muss mit einer Korrekturbuchung markiert werden. Nachträgliches Abändern der Informationen ohne Kennzeichnung sind nicht erlaubt.
  • Einmal durchgeführte Buchungen müssen nachvollziehbar bleiben. Die ursprüngliche Buchung muss noch lesbar sein. Aus diesen Gründen darf z. B. beim handschriftlichen Kassenbuch nicht mit Bleistift geschrieben werden.

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