24. Mai 2021
Kassenbuch in Excel führen: Das sollten Sie wissen.
Ob Kleingewerbe oder Freiberufler – ein Kassenbuch muss stets ordentlich geführt sein und rechtlichen Standards genügen. Denn das Finanzamt schaut gern genauer hin. Die Kassenbuchführung sollte daher nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Wir zeigen Ihnen die 5 größten Stolpersteine, die Sie bei der Kassenbuchführung in Excel kennen sollten.
1. Mangelnde GoBD-Konformität
Ihr Kassenbuch muss nach den GoBD revisionssicher sein. Das heißt, dass Sie nach der Erfassung keine Veränderungen mehr am Kassenbucheintrag vornehmen dürfen. Eine Excel-Datei ist jedoch grundsätzlich veränderbar. Somit entspricht ein Excel-Kassenbuch nicht den Anforderungen der GoBD. Ein fehlerhaftes oder veränderbares Kassenbuch kann weitreichende Konsequenzen haben: von Hinzuschätzungen der gemeldeten Einnahme durch das Finanzamt bis hin zur Wertung als Steuerhinterziehung.
Achtung:
Halten Sie sich nicht an die gesetzlichen Bestimmungen der GoBD, drohen Ihnen Geldstrafen von bis zu 25.000 Euro.
2. Fehlende Datensicherheit
Sichern Sie Ihr Excel-Kassenbuch nur auf der Festplatte, kann das zu einem Risikofaktor werden. Beispielsweise kann Ihre Festplatte kaputtgehen. Oder: Ein paar unachtsame Klicks und die Excel-Datei ist aus Versehen gelöscht. Die Daten wiederherzustellen ist dann oft nicht so einfach. Außerdem müssen Sie das Kassenbuch an Ihren Steuerberater oder Buchhalter weiterleiten. Die Excel-Datei per E-Mail zu versenden ist jedoch nicht datenschutzkonform.
3. Keine Buchungsvorlagen
In Excel müssen Sie alle Buchungen händisch ausführen. Dies erfordert nicht nur Vorkenntnisse in der Buchhaltung, sondern zusätzlich jede Menge Recherche. Zudem passiert es in Excel schnell, dass Sie versehentlich statt einer Ausgabe eine Einnahme verbuchen. Wenn Sie den Fehler erst Monate später bemerken, kann die Fehlersuche langwierig werden.
4. Keine Minusstandkontrolle
Ein Kassenbuch darf grundsätzlich nicht ins Minus rutschen. Excel hat keine automatische Saldoberechnung mit Minusstandkontrolle. Das heißt, Sie müssen immer wieder manuell prüfen, ob Ihr Kassenstand im Plus ist.
5. Keine rechtlichen Updates
Ändern sich Gesetze, teilt es Excel Ihnen nicht mit. Sie selbst müssen immer up to date bleiben. Denn Sie sind dafür verantwortlich, rechtliche Änderungen umzusetzen, und diese bei Ihrer Erfassung zu berücksichtigen.
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