Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) startet zum Jahreswechsel

Die eAU ist ein weiterer Baustein bei der Digitalisierung bürokratischer Verfahren. Ziel ist, die leidige Zettelwirtschaft zu beenden. Und damit dem Mittelstand unterm Strich Geld zu sparen. Grundlage dafür ist das Dritte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG III). Alle Details dazu finden Sie auf der Webseite des BMWi.

Für die Krankmeldung heißt das konkret: Der berühmt-berüchtigte „gelbe Zettel“ zur Krankmeldung eines Arbeitnehmers wird abgeschafft. Stattdessen bekommen Arbeitgeber die für die Entgeltfortzahlung notwendigen Daten elektronisch von der jeweiligen Krankenkasse übermittelt. Dazu zählen zum Beispiel Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit.

Für den Arbeitnehmer ist das eine echte Erleichterung. Denn er muss nicht mehr dafür sorgen, dass die AU-Bescheinigung in Papierform rechtzeitig beim Arbeitgeber eingeht. Wer krank im Bett liegt, hat andere Sorgen, als den „gelben Zettel“ per Post zu versenden oder gar persönlich im Personalbüro vorbeizubringen.

Für die Arbeitgeber und somit auch die Lohnbuchhalter sieht das jedoch ein wenig anders aus.

Der Prozess der Datenübermittlung besteht im Fall der eAU aus zwei Vorgängen:

1. Der Arzt stellt die Arbeitsunfähigkeit beim Arbeitnehmer fest. Er übermittelt die Daten direkt an die zuständige Krankenkasse.
2. Nach Eingang der eAU erstellt die Krankenkasse eine Meldung für den Arbeitgeber.

Und genau hier liegt die Krux für Lohnabrechner: Die digitale Krankmeldung wird nicht automatisch an die Arbeitgeber übermittelt, sondern muss einzeln je Arbeitnehmer bei den Krankenkassen angefragt und abgerufen werden.

Eine automatisierte Übermittlung der eAUs würde gegen geltende Datenschutzbestimmungen verstoßen. Aus diesem Grund gehen wir nicht davon aus, dass der Gesetzgeber das Verfahren nochmal anpasst und vereinfacht.

Für die Praxis heißt das: Der Arbeitnehmer muss sich nach wie vor arbeitsunfähig melden, den „gelben Zettel“ reicht er dafür nicht mehr ein. Personaler fragen dann die eAU proaktiv für jeden arbeitsunfähigen Mitarbeiter bei der jeweiligen Krankenkasse an. So fällt im Prozess zwar der Papierkram an sich erst einmal weg – dafür ist die Krankenkasse als Datenübermittler dazugekommen.

Und gerade, weil die Kommunikation mit den Krankenkassen für die Lohnabrechner hinzukommt, bedeutet die eAU erst mal keine Arbeitserleichterung für sie. In Agenda Lohn- und Gehaltsabrechnung haben wir den Prozess trotzdem maximal vereinfacht. Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie.

WICHTIG: Für Privatversicherte ändert sich nichts. Das eAU-Verfahren betrifft ausschließlich gesetzlich versicherte Arbeitnehmer.

Das Verfahren zur digitalen Krankmeldung steht in Agenda Lohn- und Gehaltsabrechnung seit Beginn der Pilotphase im Januar 2022 zur Verfügung. Fachkräfte können die eAUs aus der Software heraus bei den Krankenkassen abrufen.

Den Einzelabruf je arbeitsunfähigem Mitarbeiter bei der jeweiligen Krankenkasse können wir nicht umgehen. Allerdings haben wir in Agenda Lohn- und Gehaltsabrechnung einen Prozess für die eAU geschaffen, der das Verfahren so einfach wie möglich macht:

1. Zuerst stellen Sie in den Mandanten-Programmdaten die Vorlagepflicht (bis zu „ab dem vierten Tag“) für alle Arbeitnehmer ein. Bei Bedarf wählen Sie einen abweichenden Zeitraum (zum Beispiel „ab dem ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit“) individuell für einzelne Mitarbeiter in den Personaldaten.

2. Ist einer Ihrer Mitarbeiter arbeitsunfähig, erfassen Sie die Krankheit im Kalender des Arbeitnehmers.
   
   
3. Über die Funktion „eAU anfordern“ finden Sie im Bereich „Anforderungen senden“ die Krankheitszeiten aller Arbeitnehmer, bei denen die Vorlagepflicht erreicht ist.

4. Mit Klick auf die Schaltfläche „Senden“ übermitteln Sie die Anforderungen für alle eAUs über das Agenda-Rechenzentrum an die Krankenkassen.
   
   
5. Die eAUs erhalten Sie am Folgetag über „Verarbeitungsergebnisse abrufen“. Die Krankheitszeiten werden automatisch in den Kalender des Arbeitnehmers importiert. Die Software gleicht diese mit den Daten ab, die Sie bereits erfasst haben.

Das Verfahren zur eAU bringt einige ganz klare Vorteile mit sich – unabhängig davon, wie der Prozess in Ihrer Lohnsoftware abgebildet ist:

• Sie bearbeiten weniger Papierformulare.
• Allen Beteiligten stehen die Daten zur Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung unmittelbar und einheitlich zur Verfügung.
• Fehlerquellen bei der Datenerfassung und Unstimmigkeiten zum Beispiel bei der Dauer von Entgeltfortzahlungen werden dadurch ausgemerzt.

Die digitale Krankmeldung bedeutet für Arbeitnehmer, dass sie sich im Krankheitsfall die komplette Zettelwirtschaft sparen. Sie müssen die Personalabteilung nur noch über den voraussichtlichen Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit informieren.

Für die Lohnbuchhaltung sieht das neue Verfahren erst einmal nach mehr Aufwand aus. Trotzdem ist es uns gelungen, die eAU in Agenda Lohn- und Gehaltsabrechnung so einfach und komfortabel wie möglich zu machen: Sie versenden die Anfragen für alle arbeitsunfähigen Mitarbeiter in nur einem Arbeitsschritt. Die Daten empfangen Sie automatisiert in der Software und verarbeiten sie direkt weiter. Sie müssen nicht über externe Portale gehen und keinen Systembruch in Kauf nehmen.

Agenda Lohn- und Gehaltsabrechnung hat auch alle weiteren wichtigen Meldeverfahren integriert, wie zum Beispiel die Elektronische Entgeltbescheinigung (EEL) oder das Zahlstellen-Meldeverfahren (ZMV). Erfahren Sie auf unserer Webseite, wie Sie mit dem integrierten Melde- und Bescheinigungswesen in der Agenda-Software bis zu 20 Minuten Bearbeitungszeit pro Vorgang sparen.

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