11. Oktober 2021

Unternehmen führen in der Krise: Rechnungswesen und Plan-Ist-Vergleich

Deshalb ist ein professionelles Rechnungswesen bei Agenda ein strategisch entscheidender Stabilitäts-Faktor

Mann mit anderem Mann auf der Schulter als Symbol für Weitblick in der Unternehmensführung
Mann mit anderem Mann auf der Schulter als Symbol für Weitblick in der Unternehmensführung

März 2020. Der Umbau unseres Firmensitzes am Standort Rosenheim ist in vollem Gang: Fünf Stockwerke mit Büros für über 300 Mitarbeiter werden rundum saniert und mit der modernsten Einrichtung ausgestattet.

 
Doch plötzlich kommen Gewusel und Hektik zu einem jähen Ende. Von einem Tag auf den anderen arbeiten alle Kollegen mobil von zu Hause aus. Wer doch einmal ins Büro muss, geht durch gespenstisch leere Gänge und vorbei an Schreibtischreihen voller schwarzer Monitore.


Deutschland ist im Corona-Lockdown. Und steht am Anfang einer Krise, deren Auswirkungen niemand absehen kann. Keiner weiß, wie lange der Ausnahmezustand anhalten wird. Geschweige denn, wie er sich auf das Geschäft unserer Kunden und auf unser eigenes auswirken wird.
Wie können Unternehmen unter solchen Bedingungen überhaupt noch handlungsfähig bleiben?

Die Herausforderung: Effektives Risikomanagement in der Krise


Priorität hatte natürlich die Eindämmung der gesundheitlichen Gefährdung. Gleichzeitig galt es, mögliche finanzielle Risiken abzufedern. Eine doppelte Herausforderung, die in dieser Ausprägung für viele Unternehmer Neuland gewesen sein dürfte.


Bei Agenda war es unser Hauptziel, die betriebliche Stabilität trotz der Corona-Pandemie weiterhin sehr hoch zu halten. Und das, während eilig durchgepeitschte Gesetzesnovellen in der Praxis zu großer Unsicherheit führten. Nur ein Beispiel: Das Moratorium gemäß Art. 240 EGBGB sah u. a. ein Leistungsverweigerungsrecht sowie eine Kündigungsbeschränkung von Miet- und Pachtverhältnissen vor – was rechtsdogmatisch nicht überzeugend war. Die Situation glich in Teilen einer Autofahrt in dickem Nebel mit nicht mal zehn Metern Sichtweite. Ein echter Albtraum für Führungskräfte und Geschäftsführer, die strategisch weitreichende Entscheidungen treffen müssen.

Die Lösung: Unternehmensführung auf Basis der BWA-Zahlen

Wenn die künftige Marktentwicklung nicht einschätzbar ist, sind Plan-Ist-Szenarien ein sehr effektives Werkzeug, um Orientierung zu gewinnen. Die BWA-Auswertung Plan-Ist-Vergleich ist standardmäßig in unserer Software Agenda Rechnungswesen integriert. Sie greift auf das BWA-Schema und die aktuellen Geschäftszahlen zu und ermöglicht, die Auswirkungen beispielweise eines Umsatzrückgangs auf das Gesamtergebnis abzubilden.

 
Genau dieses Tool nutzten wir jetzt, um verschiedene denkbare Szenarien durchzuspielen. Dadurch konnten wir die jeweiligen Effekte viel besser einschätzen und passende Strategien entwickeln. So stellten wir sicher, dass wir in jeder Situation schnell und effektiv entscheiden konnten.

 
Der Plan-Ist-Vergleich ist ein relativ einfaches und trotzdem sehr wirkungsvolles Instrument zur Unternehmenssteuerung. Übrigens auch in vermeintlich „normalen“ Zeiten. Denn die Auswertung deckt frühzeitig auf, wenn sich Abweichungen vom Geschäftsplan abzeichnen. Weil die Analyse so wertvoll für Entscheider ist, haben unsere Rechnungswesen-Experten ein kostenfreies Whitepaper dazu erstellt. Darin erfahren Sie anhand praxisnaher Beispiele, wie Sie den Plan-Ist-Vergleich in Ihrem Unternehmen einsetzen.

Keine Entscheidung in der Unternehmensführung ohne Datenanalyse

Mit Plan-Ist-Analysen allein war es nicht getan. Es galt auch, laufende Kosten im Blick zu behalten und Optimierungspotentiale auszuloten. Mit Hilfe unserer Software Agenda Rechnungswesen konnten wir laufende Analysen in Bezug auf die Kosten schnell vornehmen. So konnten wir diverse Maßnahmen treffen, die uns ein Stück weit Sicherheit in diesen unsicheren Zeiten gaben.

 
Natürlich ist eine globale Pandemie wie Corona eine Ausnahmesituation. Derartige Krisen zeigen wie unter einem Brennglas die Entscheidungsfähigkeit von Unternehmen unter Druck auf. Denn auf einmal sind alle betroffen.

Unternehmer müssen aber immer wieder strategische Entscheidungen unter unvorhergesehenen Bedingungen treffen. Gerade dann ist es essenziell, dass sie sofort die wirklich relevanten Informationen bekommen. Wer unter Druck entscheiden muss, dem bieten aussagekräftige Analysen der Geschäftszahlen die nötige Orientierung und Stabilität. So, wie wir uns im März 2020 auf unsere Plan-Ist-Analysen mit Hilfe unserer Software Agenda Rechnungswesen stützen konnten.

Rohmaterial Buchführungsdaten

Dass die Buchhaltungspflicht Unternehmer zur Finanzbuchführung zwingt, dafür dürfen wir dem Staat dankbar sein. Ja, Sie haben richtig gelesen. Denn indirekt hat er damit dafür gesorgt, dass wir mit den Zahlen aus der Buchhaltung die Daten schon haben, mit denen wir jede geschäftliche Situation schnell beurteilen können.

 
Zwei Bedingungen müssen erfüllt sein, damit Sie Ihre Geschäftszahlen zur Unternehmenssteuerung nutzen können: Erstens, die Buchführung muss immer den aktuellen Stand abbilden. Zweitens, Sie müssen zu jedem Zeitpunkt Zugang zu den Daten haben.

 
Warum betone ich das so stark? Handelt es sich dabei nicht um eine Selbstverständlichkeit? Leider nein. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass sehr viele Unternehmen die Buchführung nicht tagesaktuell halten. Das liegt, wie so oft, am Zeitmangel. Gerade kleinere Betriebe haben meist keine eigene Stelle für das Rechnungswesen. Die Folge: Die Finanzbuchführung wird nebenbei erledigt, viele Geschäftsvorfälle werden erst Wochen oder sogar Monate später verbucht.


Dabei muss das heutzutage überhaupt nicht mehr so laufen. Moderne Software-Lösungen wie Agenda Rechnungswesen haben die meisten Vorgänge in der Finanzbuchführung weitgehend automatisiert. Funktionen wie das Digitale Belegbuchen und die automatische Verbuchung von Kontobewegungen sorgen dafür, dass Unternehmen den Zeitaufwand für die reine Buchführung um bis zu 80 Prozent reduzieren können. Damit ist es viel leichter, die Zahlen immer aktuell zu halten.


Und auch wenn die Finanzbuchführung ausgelagert ist, kommen Unternehmen mit der richtigen Infrastruktur immer an die Zahlen. Bei den betriebswirtschaftlichen Software-Lösungen von Agenda kann Ihr Steuerberater oder Buchhalter Zahlen und Auswertungen zum Beispiel über das cloudbasierte Unternehmens-Portal bereitstellen.

Datenbasierte Unternehmenssteuerung: Pragmatisch schlägt kompliziert

Vielen ist gar nicht bewusst, dass sie mit relativ unkomplizierten Auswertungen ihrer BWA-Zahlen strategisch weitreichende Entscheidungen treffen können. Dabei ist gerade in Stresssituationen das einfachere Tool oft das bessere. Denn damit Sie handlungsfähig bleiben, brauchen Sie schnell zuverlässige Ergebnisse. Alles andere lähmt nur.


So wie wir im Corona-Frühling 2020 Plan-Ist-Szenarien im Rechnungswesen genutzt haben, um uns Orientierung für strategische Entscheidungen zu verschaffen. Damit Sie sich ein konkretes Bild machen können, wie Sie den Plan-Ist-Vergleich in der Praxis einsetzen, stellen wir Ihnen hier ein kostenfreies Whitepaper zur Verfügung.

Über den Autor:

Florian Schmidt-Wudy - Bereichsleiter Personal Finanzen und Recht
Florian Schmidt-Wudy - Bereichsleiter Personal Finanzen und Recht

Dr. Florian Schmidt-Wudy,
MBA LL.M. (London)

Bereichsleiter Personal, Finanzen und Recht sowie Syndikusrechtsanwalt bei Agenda

Dr. Schmidt-Wudy ist seit 2019 Mitglied der Agenda-Geschäftsleitung. Er ist für alle kaufmännischen Themen zuständig und vertritt Agenda als Syndikusrechtsanwalt. Der promovierte Volljurist verfügt über zusätzliche Studienabschlüsse in Wirtschaftsrecht (London) und Betriebswirtschaft.

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