05. November 2021

Prüfung Kurzarbeitergeld durch die Agentur für Arbeit – so geht's

Im August befanden sich noch immer über eine halbe Millionen Beschäftigte in Deutschland in Kurzarbeit. Im April 2020 lag die Zahl sogar bei über 6 Millionen. Das ist Rekordwert in der Geschichte der Bundesrepublik. Zudem hat die Bundesregierung die Zugangserleichterungen für die Kurzarbeit noch einmal bis Jahresende verlängert. Die bis zum 31. Dezember 2021 befristeten Erleichterungen für den Zugang zum Kurzarbeitergeld gelten nun für alle Betriebe, unabhängig vom Zeitpunkt der Einführung der Kurzarbeit.
All diese Fälle müssen nach Ende des Kurzarbeitergeld-Bezugs geprüft werden. Diese Prüfung des Kurzarbeitergelds bedeutet für deutsche Unternehmen einen bürokratischen Mehraufwand, der auch erfahrene Personaler ins Schwitzen bringt.

Was passiert, wenn die Kurzarbeit endet?

Innerhalb von 7 Monaten nach Beendigung des Bezugs von Kurzarbeitergeld prüft die Agentur für Arbeit jeden einzelnen Fall. Für Ihre Personalabteilung bedeutet das, dass sie alle benötigten Unterlagen für die betroffenen Mitarbeiter bereitstellen muss.

Prüfung Kurzarbeitergeld: Welche Unterlagen fordert die Arbeitsagentur an?

Für die Abschlussprüfung zur Kurzarbeit wird die Agentur für Arbeit Sie bitten, unter anderem folgende Unterlagen einzureichen:

  • Arbeitszeitnachweise und Arbeitszeitkonto: Diese können formlos in schriftlicher oder in digitaler Form im Betrieb geführt werden
  • Entgeltabrechnungen: also Gehalts- oder Lohnabrechnungen
  • Die Einzelvereinbarung mit Ihren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern oder die Betriebsvereinbarung mit Ihrem Betriebsrat über die Einführung von Kurzarbeit
  • Kündigungsschreiben und/oder Aufhebungsverträge
  • Urlaubsplan oder Urlaubsliste

Je nach Fallgestaltung können zusätzlich auch folgende Unterlagen benötigt werden:

  • Lohnjournale
  • Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
  • Nachweis des Kinderfreibetrags bei Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen mit der Steuerklasse V und VI
  • Auftragsbücher und betriebswirtschaftliche Auswertungen
  • Auszahlungsnachweise

In der Regel werden diese Unterlagen in digitaler Form eingereicht. Alternativ kommt ein Prüfer ins Haus und sieht die Unterlagen vor Ort ein.

Wie bereitet man sich am besten auf die Prüfung vor?

Idealerweise haben Sie alle oben genannten Dokumente bereits vorliegen, bevor die Prüfung ansteht – und das bestenfalls digital. Optimalerweise in einem System, das Ihnen schnell und problemlos Zugriff auf diese Unterlagen gewährt.
Wenn Sie die Unterlagen alle noch in Papierformat vorliegen haben, kann ein einzelner Suchvorgang bis zu 10 Minuten dauern. Bei 100 Mitarbeitern sind Sie schon knapp 2 Tage nur damit beschäftigt, Dokumente zu suchen.
Machen Sie es sich einfach. Wenn Sie schon gezwungen sind, gedruckte Dokumente zu digitalisieren, um diese der Agentur bereitzustellen, dann gehen Sie gleich den richtigen Weg. Damit sparen Sie sich viel Aufwand in der Zukunft.
Die gefundenen Unterlagen müssen Sie dann auch noch einscannen und digital bereitstellen. Je mehr Papier Sie noch verwalten, desto mehr Zeit brauchen Sie. Erst dann kann die eigentliche Kurzarbeitergeld-Prüfung losgehen.

Noch vor der Prüfung digitalisieren – lohnt das?

Unsere Empfehlung: Gehen Sie es an. Diesen Aufwand sparen Sie sich in Zukunft bei jeder Prüfung – nicht nur bei der fürs Kurzarbeitergeld. Und es erleichtert Ihnen Ihre Arbeit an jedem einzelnen Tag.
Die gute Nachricht: Sie können jederzeit anfangen. Beginnen Sie mit den oben genannten Unterlagen und füttern Sie damit die digitalen Personalakten Ihrer Beschäftigten. Dann sind Sie rechtzeitig zur Prüfung bereit und können den Rest auch in Ruhe später nachziehen.

Was muss die Software können?

Im Hinblick auf Ihre Personalabteilung ist es sinnvoll, auf eine Komplettversion zu setzen.
So schaffen Sie die perfekte Grundlage für Personalarbeit. Und starten optimal in die Zukunft.
Solch ein Komplettsystem ermöglicht Ihnen eine einfache Abwicklung von redundanten und zeitraubenden Arbeitsschritten. Dokumente suchen, Urlaubsanträge durch Haus schicken oder mit Behörden kommunizieren können Sie dann getrost der Software überlassen. Und die macht das digital so schnell, dass Sie bis zu 2 Monate Arbeitszeit im Jahr einsparen. 

Mit einer Komplettlösung wie der von Agenda

  • kommunizieren Sie digital und DSGVO-konform mit Ihren Mitarbeitern
  • wickeln Sie das Melde- und Bescheinigungswesen ganz unkompliziert komplett in der Software ab
  • geben Sie schnell und einfach Dokumente für Führungspersonen frei
  • regeln Ihre Mitarbeiter und deren Vorgesetzte Urlaubsanträge völlig selbständig
  • verwalten Sie Fehlzeiten einfach und übersichtlich
  • stellen Sie einfach und sicher Lohn- und Gehaltsdokumente bereit
  • u. v. m.

Und genau davon profitieren Sie auch bei Prüfungen: Sie pflegen Daten an einer Stelle ein und alle Anwendungen greifen auf diesen Datenstamm zu. So suchen Sie nie wieder nach Infos über Mitarbeiter. Ihr System weiß wo alles liegt. Und Sie fragen die Daten über eine intelligente Suchfunktion ab.

Nutzen Sie die Kurzarbeitergeld-Prüfung als Meilenstein

Packen Sie die Gelegenheit beim Schopf und digitalisieren Sie Ihre Personalarbeit. So meistern Sie nicht nur die Prüfung des Kurzarbeitergeldes der Agentur für Arbeit. Sie sind auch auf jede andere Prüfung und auf die Personalarbeit der Zukunft optimal vorbereitet.

Passende Lösung finden – wir helfen

Gerne beraten Sie unsere Experten vom Fach, ob Agenda die passende Lösung für Sie ist. Ihr Vorteil: Wir wollen nur zufriedene Kunden. Deshalb schwatzen wir Ihnen nichts auf. In nur 15 Minuten klären unsere Berater mit Ihnen, ob Agenda für Sie funktioniert oder nicht. Ganz transparent und fair.

Bevor Sie gehen:
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Wie Sie 2 Monate Arbeitszeit in der Personalarbeit pro Jahr sparen: