Elektronische A1-Bescheinigung: Einfach mit Agenda erledigen

Wer beruflich innerhalb Europas unterwegs ist, muss mit der A1-Bescheinigung nachweisen können, dass er im Entsendeland sozialversichert ist. So vermeiden Arbeitgeber und Arbeitnehmer, dass sie die Sozialversicherungsbeiträge für die Dauer der Entsendung doppelt entrichten müssen.

A1-Verfahren muss digital abgewickelt werden

Seit dem 01. Januar 2019 ist das elektronische Meldeverfahren zur A1-Bescheinigung Pflicht. Das heißt: Personalabteilungen müssen sv.net für den Antrag bei den Krankenkassen beziehungsweise der Rentenversicherung nutzen. Das kann sehr aufwändig sein: Die Formulare sind umfangreich, die nötigen Daten kommen aus verschiedenen Quellen und jeder Antrag muss komplett neu ausgefüllt werden.

Softwaregestütztes A1-Verfahren bei NSF International

Leichter tun sich entsendende Unternehmen mit der A1-Bescheinigung, wenn das Verfahren in die Lohnsoftware integriert ist. Agenda bietet seit Anfang des Jahres die Möglichkeit, die Formulare für die kurzfristige A1-Bescheinigung direkt aus der Software zu übermitteln. Wie das die Personalarbeit vereinfacht, erzählt Alexandra Meyer, Fachkraft im Personalwesen bei unserem Kunden NSF International.

Frau Meyer, zu welchem Zweck entsenden Sie Ihre Mitarbeiter ins EU-Ausland?

Wir sind eine globale Gesundheitsorganisation, die in der Prüf-, Inspektions- und Zertifizierungsbranche tätig ist. Neben Laboranalysen bieten wir unseren Kunden die Bewertung ihrer Prozesse und Strukturen, die sogenannte Auditierung. Unsere Mitarbeiter reisen dafür zu Lebensmittelherstellern und -händlern innerhalb der Europäischen Union, vor allem in die Niederlande, nach Frankreich und nach Österreich.

Nehmen wir einmal das Beispiel einer Fabrik für Nahrungsmittelkonserven. Die Auditoren prüfen vor Ort, ob das Unternehmen entsprechend der Hygienerichtlinien arbeitet. Dabei achten sie auf jedes Detail, wie die Qualität der Plastikschuhe, die im Eingangsbereich an die Mitarbeiter ausgegeben werden. Selbst ein Loch in der Wand nehmen die Auditoren in ihre Berichte auf. Damit sichern sich unsere Kunden ab: Sie sind dazu nicht verpflichtet, wissen jedoch, dass sie einer Prüfung durch die Gesundheitsämter jederzeit standhalten würden.

Wie sieht der Prozess rund um die elektronische A1-Bescheinigung bei NSF International aus?

Einmal im Monat bekomme ich eine E-Mail von meiner Kollegin, die die Reiseplanung der Auditoren zentral koordiniert. Darin finde ich die gesammelten Infos, wo unsere Mitarbeiter im Folgemonat hinfahren. Dementsprechend beantrage ich die Bescheinigungen in der Lohnsoftware von Agenda.

Und wie läuft das elektronische A1-Verfahren in der Agenda-Software?

Mit dem Programm geht das ruckzuck. Im Bereich „Bescheinigungswesen“ gibt es den Menüpunkt „A1-Bescheinigung“. Hier gehe ich auf „Antrag Entsendung“, wähle den Mitarbeiter aus und die Software befüllt einen Großteil der Formularfelder automatisch. Die Daten, die ich brauche, sind ja bereits im System. Also: die Mitarbeiterdaten und die der Krankenkassen.

Die reine Bearbeitungszeit je Antrag beträgt nur zwei, drei Minuten. Wenn der betreffende Auditor bereits im Entsendeland war, geht es sogar noch schneller, weil ich die Daten aus dem vorherigen Antrag übernehmen kann.

Die A1-Bescheinigung liegt uns in der Regel innerhalb von zwei Arbeitstagen vor. Die bekomme ich als PDF direkt in die Software zugestellt und schicke sie per E-Mail an den Mitarbeiter.

Wie haben Sie das A1-Verfahren bisher abgewickelt?

Manuell. Das heißt: Wir haben die Formulare der Krankenkassen in Papierform ausgefüllt und per Post versendet. Der ganze Schriftverkehr war sehr zeitaufwändig. Da konnte es schon mal bis zu zwei Wochen dauern, bis die A1-Bescheinigung vorlag.

Wie lief die Umstellung auf das elektronische A1-Verfahren mit der Agenda-Software?

Ganz reibungslos. Das Tool ist selbsterklärend. Ich habe die Anleitung gelesen und konnte sofort damit arbeiten.

Frau Meyer, vielen Dank für das Gespräch.