12. Juni 2017

FAQs zur Einführung einer neuen HR-Software

Ihre Software bremst Sie aus, weil sie Ihnen nicht mehr den gewünschten Funktionsumfang bietet? Zeit zum Wechseln! Finden Sie heraus, wie Sie den Umstieg möglichst reibungslos gestalten. Christoph Buluschek, Abteilungsleiter Produktmarketing bei Agenda, beantwortet hierzu drei häufig gestellte Fragen.

Wie können Unternehmen bei der Anbietersuche vorgehen?

Zunächst sollten Sie mit Ihren Mitarbeitern erfassen, wo die Schwachstellen Ihrer jetzigen Software liegen. Daraus ergeben sich die Anforderungen an das neue Programm, die Sie idealerweise in einem Lastenheft festhalten. Damit können Sie die Anbieter miteinander vergleichen, die infrage kommen.

Auf Basis dieser Analyse holen Sie die Angebote der bevorzugten Software-Hersteller ein. Beim Vergleich der Anwendungen sollten Sie die Ersteinrichtungskosten beachten: Während bei Standardlösungen wie der von Agenda in der Regel keine Kosten für den Beratungs- und Einrichtungsaufwand anfallen, können diese bei maßgeschneiderten Angeboten zum Teil sehr hoch sein.

Welche Aufgaben sollten vor Inbetriebnahme der neuen Software erledigt werden?

Beim Wechsel zu einer neuen Software sollten Sie prüfen, ob einheitliche Schnittstellen für den Export der Daten aus der alten Anwendung vorhanden sind. Andernfalls müssen Ihre Personalverantwortlichen die abrechnungsrelevanten Werte, wie zum Beispiel Gehälter, manuell in das neue Programm übertragen. Professionelle Software-Partner wie Agenda bieten ihren Kunden in der Regel Unterstützung beim Datenübertrag an.

In jedem Fall sollte die Lohnbuchhaltung vor Inbetriebnahme der neuen Software eine Probeabrechnung in beiden Programmen durchführen und die Versionen vergleichen. Denn zu diesem Zeitpunkt können fehlerhafte Eingaben in der neuen Anwendung noch problemlos korrigiert werden. Mehrere Wochen vor dem ersten Einsatz einer cloudbasierten Lösung sollten Sie außerdem schriftliche Einverständniserklärungen Ihrer Fachkräfte einholen.

Worauf sollten Personalabteilungen bei der Datenpflege achten?

Bei der Einführung einer neuen Software empfiehlt es sich, dass Projektverantwortliche frühzeitig festlegen, welche Informationen tatsächlich relevant sind. Denn um Zeit und Kosten zu sparen, sollten sie nur Daten in die neue Anwendung übernehmen, mit denen später auch gearbeitet wird.

Um eine einheitliche Datenpflege langfristig zu gewährleisten, sollten Sie Standards für die Datenerfassung – beispielsweise in Form einer Checkliste – definieren. So können Ihre Fachkräfte bei der Eingabe von Mitarbeiterinformationen strukturiert vorgehen.

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