16. Oktober 2025

Controlling-Fehler vermeiden

So behalten Sie in Ihrem Unternehmen den Überblick

In kleinen und mittleren Unternehmen ist Controlling oftmals eher ein Nebenprodukt des eigentlichen Business. Der Schwerpunkt liegt verständlicherweise auf dem Tagesgeschäft: Aufträge abwickeln, Kunden betreuen, Rechnungen stellen, Mitarbeiter führen. Für eine systematische Planung oder regelmäßige Analysen bleibt oft wenig Zeit. 

Genau hier entstehen jedoch entscheidende Controlling-Fehler. Was zunächst nach kleinen Abweichungen aussieht, kann erhebliche Folgen haben: Ohne klare Datenbasis bleiben wirtschaftliche Entscheidungen vage, echte Chancen ungenutzt und potenzielle Risiken unentdeckt.

Dieser Beitrag zeigt, welche typischen Controlling-Fehler KMU besonders häufig machen, wie Sie diese Fehler erkennen und warum ein Plan-Ist-Vergleich im Controlling so wichtig ist.

Häufige Fehler und einfache Controlling-Tipps für KMU

Wer Controlling-Fehler vermeiden möchte, muss die wichtigsten Stolperfallen frühzeitig erkennen. Und natürlich auch die richtigen Maßnahmen planen und ergreifen. Nachfolgend finden Sie einige der häufigsten Fehler, die im Controlling passieren (können), und wie man sie vermeiden kann:

1. Fehlende oder ungenaue Planung

  • Problem: Viele KMU starten ins Geschäftsjahr ohne konkrete Planung. Es fehlen klare Umsatz- und Kostenprognosen oder es wird lediglich mit groben Schätzungen gearbeitet.

  • Konsequenz: Ohne belastbare Zahlen gibt es keine Orientierung. Unerwartete Kosten, fehlende Liquidität oder falsche Investitionsentscheidungen sind die Folge.

  • Lösung: Entwickeln Sie eine realistische Jahresplanung mit Umsätzen, Kosten und einer Liquiditätsvorschau. Sinnvoll ist es, verschiedene Szenarien durchzuspielen – optimistisch, realistisch und vorsichtig. So erkennen Sie rechtzeitig, welche Entwicklungen kritisch werden könnten.

2. Kein regelmäßiger Plan-Ist-Vergleich

  • Problem: Der Abgleich zwischen Planung und tatsächlicher Entwicklung wird in vielen Unternehmen nur sporadisch durchgeführt – häufig erst am Jahresende.

  • Konsequenz: Abweichungen fallen zu spät auf, sodass Maßnahmen kaum noch greifen. Fehlentwicklungen ziehen sich durch das gesamte Jahr.

  • Lösung: Führen Sie einen monatlichen Plan-Ist-Vergleich im Controlling durch. Dadurch erkennen Sie Abweichungen frühzeitig und können gezielt handeln. So lassen sich bei Bedarf Kosten reduzieren, zusätzliche Aufträge akquirieren oder Zahlungsziele verhandeln. Schon wenige Kennzahlen reichen aus, wenn sie regelmäßig überprüft werden.

3. Falsche oder unvollständige Kennzahlen

  • Problem: Manche Betriebe verlassen sich auf den Kontostand oder den Umsatz als einzige Orientierung.

  • Konsequenz: Wichtige Steuerungsgrößen wie Deckungsbeitrag, Liquidität oder offene Forderungen bleiben unberücksichtigt. Entscheidungen basieren auf einem unvollständigen Bild.

  • Lösung: Definieren Sie die Kennzahlen, die zu Ihrem Geschäftsmodell passen. Neben Umsatz und Gewinn sollten auch Forderungen, Verbindlichkeiten und Liquiditätskennzahlen einbezogen werden. Ein Handwerksbetrieb kann zum Beispiel den Deckungsbeitrag pro Auftrag auswerten, während bei Freiberuflern die Auslastungsquote entscheidend ist.

4. Schlechte Datenqualität und unklare Zuständigkeiten

  • Problem: In vielen KMU stammen Zahlen aus unterschiedlichen Quellen – Buchhaltung, Warenwirtschaft, Zeiterfassung – und werden nicht einheitlich gepflegt. Oft ist nicht klar, wer für die Aktualität zuständig ist.

  • Konsequenz: Entscheidungen beruhen auf fehlerhaften oder veralteten Daten. Der Aufwand für Korrekturen steigt, während das Vertrauen in die Zahlen sinkt.

  • Lösung: Schaffen Sie klare Zuständigkeiten. Definieren Sie, wer welche Daten liefert und in welchem Rhythmus sie aktualisiert werden. Einheitliche Standards und zentrale Ablagen erhöhen die Datenqualität. Moderne Systeme unterstützen Sie dabei, Informationen aus verschiedenen Bereichen automatisch zusammenzuführen.

5. Keine Einbindung der Mitarbeiter

  • Problem: Controlling wird häufig ausschließlich in der Geschäftsführung angesiedelt. Mitarbeiter leisten die Arbeit, erhalten aber kaum Einblick in Ziele, Zahlen oder Planungen.

  • Konsequenz: Wertvolle Informationen aus den Fachabteilungen fehlen. Planungen basieren nur auf theoretischen Annahmen und nicht auf praktischen Erfahrungen.

  • Lösung: Beziehen Sie Mitarbeiter aktiv ein. Abteilungsleiter oder Teamverantwortliche können Abweichungen oft besser als der reine Controller erklären sowie Vorschläge einbringen und eigene Kennzahlen darlegen. Dadurch entsteht ein realistischeres Bild und gleichzeitig mehr Verantwortungsbewusstsein in den Teams.

Wie erkennen Sie Controlling-Fehler?

Controlling-Fehler treten selten offen zutage. Sie zeigen sich in kleinen Warnsignalen, die leicht übersehen werden. Wer aufmerksam hinschaut, erkennt früh, wo Handlungsbedarf besteht. Dies können einige Frühindikatoren sein, dass es in Ihrem Controlling Verbesserungspotenzial gibt:

  • Überraschungen bei der Liquidität: Rechnungen lassen sich nur verzögert bezahlen oder Sie müssen geplante Investitionen verschieben, weil die Finanzmittel fehlen.
  • Abweichungen erst im Jahresabschluss: Erst beim Gespräch mit dem Steuerberater wird deutlich, dass Gewinne geringer oder Kosten deutlich höher ausgefallen sind als geplant.
  • Entscheidungen nach Bauchgefühl: Preisänderungen, Neueinstellungen oder Investitionen treffen Sie ohne fundierte Datenbasis.
  • Unklare Verantwortung: Auf Nachfragen, woher bestimmte Zahlen stammen oder warum sie nicht aktuell sind, gibt es keine eindeutigen Antworten.
  • Schwierige Bankgespräche: Kreditinstitute erwarten aktuelle Kennzahlen und Prognosen. Fehlen diese, leidet die Verhandlungsposition.

Wie hilft ein Plan-Ist-Vergleich gegen Controlling-Fehler?

Ein Plan-Ist-Vergleich im Controlling gehört zu den wirksamsten Instrumenten, um Fehler rechtzeitig zu erkennen. Er zeigt, wie sich das Unternehmen tatsächlich entwickelt im Vergleich zu den geplanten Zielen. Damit wird sichtbar, wo Umsätze oder Kosten vom Kurs abweichen und wo sofortiges Handeln nötig ist.

Verantwortliche können rechtzeitig reagieren, sei es durch Preisanpassungen, Kostensenkungen oder den gezielten Ausbau des Vertriebs. Gleichzeitig sorgt der Plan-Ist-Vergleich für mehr Transparenz und schafft Sicherheit in wichtigen Entscheidungen. Auch bei Bankgesprächen erweist er sich als wertvolle Grundlage, weil er die aktuelle Lage verlässlich abbildet und die Verhandlungsposition stärkt.

Praxisbeispiele für den Nutzen des Plan-Ist-Vergleichs

  • Ein Handwerksbetrieb stellt im April fest, dass Materialkosten bereits 20 Prozent über dem geplanten Wert liegen. Durch den Hinweis aus dem Plan-Ist-Vergleich können alternative Lieferanten gesucht oder die Kalkulation angepasst werden.
  • Ein kleiner IT-Dienstleister erkennt, dass die Auslastung im zweiten Quartal deutlich unter Plan liegt. Mit diesem Wissen lassen sich rechtzeitig zusätzliche Aufträge akquirieren, bevor die Liquidität leidet.

Die Kostenrechnung als Basis des Plan-Ist-Vergleichs

Der Plan-Ist-Vergleich zeigt seinen größten Nutzen, wenn er auf einer soliden Kostenrechnung aufbaut. So wird klar, wo Handlungsbedarf besteht und welche Maßnahmen am wirkungsvollsten sind.

Gerade für kleine und mittlere Unternehmen ist es wichtig, diese Analysen ohne großen Zusatzaufwand durchführen zu können. Moderne Lösungen wie das Rechnungswesen-Komplettpaket von Agenda bilden die Kombination aus Kostenrechnung und Plan-Ist-Vergleich übersichtlich ab und machen Abweichungen transparent.

Eine wichtige Ergänzung zur Kostenrechnung und zum Plan-Ist-Vergleich sind die betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA). Sie zeigen die aktuelle wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens und sorgen zugleich für Transparenz gegenüber Dritten – etwa Banken oder Finanzierungspartnern. Während die Kostenrechnung die Basisdaten liefert und der Plan-Ist-Vergleich Abweichungen sichtbar macht, dient die BWA als laufendes Controlling-Instrument mit Außenwirkung. Gemeinsam ermöglichen diese drei Werkzeuge ein aktives Finanzcontrolling, das nicht nur auf Probleme reagiert, sondern vorausschauend steuert.

Weitere Details zum Plan-Ist-Vergleich finden Sie im Whitepaper „Plan-Ist-Vergleich“ . Dort wird unter anderem erklärt, wie sich Geschäftsziele klar festlegen lassen, wie Unternehmen mehr Planungssicherheit bei wichtigen Entscheidungen gewinnen und welche Strategien helfen, auch schwierige Phasen erfolgreich zu meistern.

Controlling als Schlüssel für verlässliche Entscheidungen und zur Vermeidung von Fehlern

Einige typische Controlling-Fehler sind in KMU weit verbreitet, aber sie lassen sich vermeiden. Wer regelmäßig einen Plan-Ist-Vergleich im Controlling durchführt, relevante Kennzahlen definiert und die Kostenrechnung als Basis nutzt, schafft Transparenz und Handlungssicherheit.

Kleine Betriebe profitieren dabei besonders von Lösungen, die ohne großen Aufwand eingesetzt werden können. Dazu zählen zum Beispiel die Software-Lösungen von Agenda, die Planung, Kostenrechnung und Auswertungen strukturiert zusammenführen. So entsteht Schritt für Schritt ein verlässliches Controlling, das nicht nur Zahlen liefert, sondern auch die Zukunft und den Erfolg Ihres Unternehmens aktiv mitgestaltet.

Dieser Artikel gehört zu den Themen:

Finanzbuchführung
Rechnungswesen