HR-Prozesse optimieren – mit den integrierten Cloud-Anwendungen von Agenda

In Personalabteilungen herrscht oftmals Skepsis gegenüber der Nutzung von Cloud-Anwendungen. Denn viele HR-Fachkräfte fürchten den Verlust hochsensibler Daten bei deren Auslagerung in ein externes Netzwerk. Doch wer allein aufgrund von Sicherheitsbedenken auf cloudbasierte Lösungen verzichtet, beraubt sich vieler Optionen. Tobias Täuber, Abteilungsleiter Produktmanagement IT-Lösungen bei Agenda, beantwortet, warum Cloud-Anwendungen Ihre Standardprozesse erleichtern und worauf Sie bei der Wahl des Cloud-Anbieters achten sollten.

Welche Möglichkeiten bieten sich Unternehmen durch die Nutzung von Cloud-Lösungen?

Die in Agenda integrierten Cloud-Anwendungen erleichtern die administrative Personalarbeit enorm. So reduzieren sie zum Beispiel im Melde- und Bescheinigungswesen den Verwaltungsaufwand. Anträge und Bescheinigungen an die Sozialversicherung oder die Agentur für Arbeit erstellen die zuständigen Fachkräfte direkt in der Software und übermitteln sie anschließend per Mausklick.

Auch der digitale Versand von Lohn- und Gehaltsdokumenten an die Mitarbeiter ist zeitsparend – und vor allem sicher. Denn die Dokumente landen so garantiert beim richtigen Empfänger.

Darüber hinaus können Führungskräfte über mobile Anwendungen wie das Personal-Portal jederzeit wichtige Personaldaten einsehen – auch von unterwegs. Dank des Portals sind sie unabhängig von Ort und Uhrzeit immer genau im Bilde über ihre Mitarbeiter.

Auf welche Kriterien sollten Betriebe bei der Wahl des Cloud-Anbieters unbedingt achten?

Die Cloud-Server sollten sich in Deutschland befinden. Hier unterliegen die Daten den höchsten Sicherheitsstandards weltweit. Wichtig sind auch redundante Daten- und Stromleitungen, die bei einem Ausfall der Hauptleitung greifen. So ist gewährleistet, dass die Daten jederzeit abrufbar sind. Die Serverräume sollten zudem maximalen Brandschutz bieten und klimatisiert sein. Einen verlässlichen Nachweis adäquater Sicherheitsvorkehrungen bieten Zertifikate wie ISO/IEC 27001 oder die Eco Datacenter Star Audit Zertifizierung.

Außerdem sollte der gewählte Cloud-Dienstleister ein modernes und anerkanntes Verschlüsselungsverfahren anwenden. Dabei ist es wichtig, dass nicht nur Informationen verschlüsselt werden, die im Rechenzentrum gespeichert sind. Die Verschlüsselung sollte bereits während der Datenübertragung stattfinden.

Es lohnt sich also, Cloud-Anwendungen einzusetzen?

Auf jeden Fall. Mit dem Einsatz der Cloud-Anwendungen von Agenda profitieren Unternehmen kurz- und langfristig von Kosteneinsparungen und einem geringeren Verwaltungsaufwand. Zudem können sie sich darauf verlassen, dass ihre Daten bestmöglich geschützt sind.