AAG-Erstattungsantrag jetzt vollständig automatisiert abwickeln

Arbeitgeber müssen Erstattungsanträge nach dem Gesetz über den Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen für Entgeltfortzahlung (Aufwendungsausgleichsgesetz, AAG) im elektronischen Verfahren an die Krankenkassen übermitteln. Das erfolgt über die Lohnsoftware.

Hintergrund: Bei Krankheit oder Mutterschaft müssen Arbeitgeber ihren Beschäftigten weiterhin das Arbeitsentgelt zahlen. Das ist mit finanziellen Belastungen für das Unternehmen verbunden. Um hier für einen Ausgleich zu sorgen, erhalten Arbeitgeber von den Krankenkassen eine vollständige oder teilweise Erstattung der Lohnfortzahlung.

Das Schöne an der Digitalisierung in der Personalabrechnung ist: Alles, was digital abläuft, kann auch automatisiert werden. Und das nutzen wir bei Agenda zum Vorteil unserer Kunden.

Bisher unterstützte der praktische AAG-Assistent von Agenda die Sachbearbeiter bei der Antragstellung für das Ausgleichsverfahren. Durch vorausgefüllte Datenfelder ersparte die Funktion viel kleinteilige Arbeit bei der Antragstellung.

Ab sofort werden die Anträge in Agenda Lohn- und Gehaltsabrechnung bei jeder Monatsberechnung sogar komplett automatisch von der Software erzeugt. Dabei werden alle erstattungsfähigen Lohnarten ermittelt und die auf die Lohnart passende Teil-Lohnberechnung angewendet. Heißt für Sie als Anwender: Sie müssen für AAG-Erstattungsanträge tatsächlich keinen Finger mehr rühren.

Für Sie bringt die neue Funktion eine Reihe von Vorteilen:

• Zeitersparnis, da Sie die AAG-Anträge nicht mehr einzeln erstellen müssen.
• Abwicklungssicherheit, weil keine Anträge übersehen werden und Fehler durch manuelle Datenerfassung nicht mehr möglich sind.
• Einfachste Kommunikation, da Sie die Rückmeldungen der Krankenkassen direkt in der Software empfangen.
  

Damit die AAG-Erstattungsanträge für das Umlageverfahren bei jeder Monatsberechnung automatisch erstellt werden können, treffen Sie diese Voreinstellungen:

1. Legen Sie die Art der Umlagepflicht fest: entweder „Umlage 1 und 2“ oder „Nur Umlage 2“.
2. Wählen Sie, wie AAG-Erstattungen ausgezahlt werden: über eine Gutschrift auf das Beitragskonto bei der jeweiligen Krankenkasse, oder eine Überweisung auf Ihr Geschäftskonto.

3. Außerdem muss in den Personaldaten für jeden Arbeitnehmer die Arbeitszeit für jeden Wochentag hinterlegt sein. Hier können Sie auch mit Durchschnittswerten arbeiten, zum Beispiel wenn Sie Stundenlöhner mit unregelmäßigen Arbeitszeiten abrechnen.
   

Wenn Sie jetzt in der Lohn- und Gehaltsabrechnung eine Fehlzeit mit einem Kalenderschlüssel erfassen, bei dem AAG-Erstattungen beantragt werden können („Krankheit mit Lohfortzahlung“, „Lohnfortzahlung bei Beschäftigungsverbot“ oder „Mutterschaftsgeld“), erfolgen alle weiteren Schritte automatisiert.

1. Die SV-Erstattungen werden ermittelt.

2. Die AAG-Anträge stehen nach der Monatsberechnung zum Versand bereit. Sie stoßen den Versand per Klick an.
3. Die Versandbestätigung ist im DEÜV-Protokoll der Software gespeichert.
4. Zu jedem AAG-Antrag sendet die Krankenkasse eine elektronische Rückmeldung. Wenn Rückmeldungen zum Abruf bereitstehen, erscheint eine Mitteilung aus dem Agenda-Rechenzentrum.
   

Wenn Ihr Unternehmen zusätzlich Agenda Rechnungswesen im Einsatz hat, können Sie auch die Verbuchung der AAG-Erstattungen stark vereinfachen.

Dazu stellen Sie in den Programmdaten ein, dass die Erstattungsbeträge als Forderung an die Finanzbuchführung übermittelt werden. Die Software verzeichnet diese bei der Antragstellung als Offene Posten. Gehen die Zahlungen auf dem Geschäftskonto ein, verbucht sie der Kontoauszugsmanager automatisch.

Dank der verzahnten Prozesse im Agenda-System sparen Sie viel Zeit in der Lohn- und Finanzbuchhaltung. Holen Sie sich hier alle Informationen, wie Agenda das Rechnungswesen in Ihrem Unternehmen so einfach und komfortabel wie möglich gestaltet.