Personalakten digitalisieren

Personalakten digitalisieren

Vollständige Personalakten mit Struktur sind ein Muss für jede Personalabteilung. Denn so behalten Sie den Überblick und greifen schnell auf die Informationen zu, die Sie für die Bearbeitung Ihrer Aufgaben benötigen.

Mithilfe von digitalen Personalakten sind alle Dokumente an einer zentralen Stelle übersichtlich abgelegt, jederzeit griffbereit und immer aktuell.

Fehlender Überblick. Mangelnder Zugriff.

Die Personalakten Ihrer Mitarbeiter sind vertrauliche Dokumente und eine umfassende Sammlung an sensiblen Informationen. Zudem ist mit dem Führen von Papierakten viel Verwaltungsaufwand verbunden. Nicht selten wachsen diese durch Vertragsänderungen oder Fortbildungen auf über 100 Seiten an. Dabei immer den Überblick zu behalten und das richtige Dokument zu finden, ist nicht einfach.

Papierstapel

Die hohe Vertraulichkeit der Dokumente macht eine effiziente Nutzung der Informationen oft schwer. Benötigen Führungskräfte Einblicke in Personaldokumente, ist meist ein persönlicher Besuch in der Personalabteilung notwendig. Das ist zeitintensiv und kann dazu führen, dass sie Schattenakten über Mitarbeiter führen und an unzureichend geschützten Orten ablegen.

Darüber hinaus entstehen so Lücken in der Originalakte. Denn Führungskräfte legen Dokumente wie Protokolle zu Mitarbeitergesprächen unter Umständen nur in der Zweitakte in ihrem Schreibtisch ab.

Vorteile digitaler Personalakten

Indem Sie Mitarbeiterdokumente gebündelt digital ablegen, sparen Sie sich aufwendige Verwaltungsarbeiten, vermeiden das Führen doppelter Akten und greifen jederzeit auf aktuelle Unterlagen zu. Außerdem erhalten Sie so einen ganzheitlichen Überblick über Ihr wichtigstes Kapital im Unternehmen: Ihre Mitarbeiter.

  • Sichere Dokumentenablage
    Sämtliche Personaldokumente sind vor dem Zugriff Unbefugter geschützt. Das stellen Sie durch die Vergabe von Berechtigungen sicher.
  • Leichte Auffindbarkeit
    Alle Dokumente sind strukturiert abgelegt, sodass Sie jederzeit schnell die Unterlagen finden, die Sie brauchen.
  • Enorme Platzersparnis
    Die digitale Ablage ermöglicht es Ihnen, auf Papierakten zu verzichten. So reduzieren Sie den Platz- und Papierbedarf in Ihrem Büro.
  • Zentrale Pflege
    Je nach Berechtigung haben alle Mitarbeiter der Personalabteilung Zugriff auf die Akten und können sie pflegen. Auch von unterschiedlichen Firmenstandorten aus oder im Homeoffice.

Von der Papier- zur digitalen Akte

Sind alle Fragen im Vorfeld geklärt und haben Sie ein Berechtigungskonzept erstellt, können Sie mit der eigentlichen Digitalisierung beginnen:

 

Einscannen der Dokumente durch Sie oder einen externen Dienstleister

Importieren der Scans in die digitale Personalakte

Zuordnen der Unterlagen zum Mitarbeiter im Rahmen der definierten Ablagestruktur

Abschließend sollten Sie den Prozess für den Regelbetrieb dokumentieren und prüfen, ob die zuvor festgelegten Pflichtdokumente in allen Personalakten abgelegt wurden. Denn nur so arbeiten Sie auch künftig mit einheitlichen und vollständigen Akten.

Überblick und Ordnung – mit der Digitalen Personalakte von Agenda

Verwalten Sie alle Mitarbeiterdokumente an einer zentralen Stelle in Ihrer Software und nutzen Sie ein sicheres und strukturiertes Ablagesystem, das Zeit für eine zukunftsorientiere Gestaltung Ihrer Personalarbeit schafft:

Durch den Einsatz der Digitalen Personalakte von Agenda ergeben sich vielfältige Möglichkeiten, Führungskräfte in die Personalarbeit einzubinden. Schattenakten oder der unsichere Versand von sensiblen Dokumenten per E-Mail gehören so der Vergangenheit an.

Mehr zur Digitalen Personalakte von Agenda