Elektronische Personalakte: Die BVV-Pflicht 2027 und was Unternehmen jetzt wissen müssen

Das wirft für viele Unternehmen dringende Fragen auf: Bin ich überhaupt betroffen? Welche Dokumente sind konkret gemeint? Reicht meine bisherige PDF-Ablage – oder drohen mir bei der nächsten Betriebsprüfung Nachzahlungen? Und wie viel Zeit bleibt eigentlich noch? Dieser Artikel beantwortet diese Fragen der Reihe nach und zeigt Ihnen, woran Sie erkennen, ob Ihre heutige Ablage den Anforderungen ab 2027 wirklich standhält.

Inhaltsübersicht

Was ist die BVV-Pflicht 2027?

Wer ist von der Pflicht betroffen?

Welche Unterlagen müssen elektronisch geführt werden?

Was bedeutet „elektronisch und revisionssicher“ konkret?

Was ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)?

Die drei größten Fehlannahmen zur BVV-Pflicht

Welche Konsequenzen drohen bei Nichteinhaltung?

In vier Schritten zur BVV-Konformität

Wie Agenda Lohnabrechnung, Personalakte und Portal zusammenführt

Fazit: Jetzt handeln, bevor die Prüfung kommt

Die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) regelt, wie Arbeitgeber die für die Sozialversicherung relevanten Entgeltunterlagen führen und aufbewahren müssen. § 8 Absatz 2 BVV listet dabei die sogenannten begleitenden Entgeltunterlagen auf, die in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen sind.

Neu ist nicht die Pflicht selbst – sie besteht im Grundsatz bereits seit 2022. Neu ist, dass die Ausnahme wegfällt: Bislang konnten sich Arbeitgeber auf formlosen Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Renten­versicherung (DRV) von der elektronischen Führung befreien lassen (§ 8 Absatz 3 Satz 2 BVV). Diese Befreiungsmöglichkeit ist bis zum 31. Dezember 2026 befristet und endet danach ersatzlos.

Ab dem 1. Januar 2027 gilt damit für jeden Arbeitgeber: Die betroffenen Dokumente müssen elektronisch, strukturiert und maschinell auswertbar vorliegen. Ein Opt-out gibt es nicht, eine Übergangsfrist nach dem Stichtag ebenfalls nicht. Die rechtliche Grundlage wurde bereits 2020 mit dem Siebten Änderungsgesetz des SGB IV geschaffen und 2024 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) bestätigt – der Stichtag steht also verbindlich fest.

Wichtig zur Einordnung: Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zur vollständig digitalen Personalakte gibt es in Deutschland nicht. Die BVV-Pflicht bezieht sich auf einen definierten Kreis von Entgeltunterlagen. In der Praxis lässt sich eine saubere Trennung zwischen „pflichtig digital“ und „weiterhin auf Papier“ aber kaum organisieren – deshalb nehmen viele Unternehmen den Stichtag zum Anlass, ihre Personalakten vollständig zu digitalisieren und alle digitalen Entgeltunterlagen von Beginn an einheitlich und BVV-konform zu strukturieren.

Die BVV-Pflicht trifft jeden Arbeitgeber in Deutschland, der Mitarbeitende beschäftigt und Entgeltunterlagen führt – unabhängig von Branche, Rechtsform und Unternehmensgröße. Das Einzelunternehmen mit drei Angestellten ist genauso erfasst wie der Mittelständler mit 200 Beschäftigten oder der Konzern.

Entscheidend ist allein, ob ein Betrieb der Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung unterliegt – und das tut praktisch jeder Arbeitgeber. Auch Kleinstbetriebe mit weniger als zehn Beschäftigten sind nicht ausgenommen. Wer bisher davon ausgegangen ist, dass die eigene Unternehmensgröße für eine Ausnahme sorgt, sollte diese Annahme prüfen: Eine solche Ausnahme existiert nicht.

§ 8 Absatz 2 BVV benennt die betroffenen Dokumente abschließend. Digitale Entgeltunterlagen sind damit kein optionales Extra mehr, sondern für den genannten Dokumentenkreis gesetzliche Vorgabe. In der Praxis besonders relevant sind: 

• Die Bescheinigung der Krankenkasse über die Mitgliedschaft.
• Die Verzichtserklärung geringfügig Beschäftigter auf die Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung.
• Die Erklärung geringfügig Beschäftigter über weitere Beschäftigungen sowie der Hinweis auf ihre Pflicht, die Aufnahme weiterer Beschäftigungen anzuzeigen.
• Der Nachweis, wie geringfügig Beschäftigte krankenversichert sind.
• Die Erklärung kurzfristig Beschäftigter über weitere kurzfristige Beschäftigungen im laufenden Kalenderjahr.
• Die Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit nach dem Mindestlohngesetz.
• Der Nachweis der Elternschaft, mit dem sich der Beitragszuschlag für Kinderlose in der Pflegeversicherung vermeiden lässt.
• Bei Beschäftigten aus Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums die Staatsangehörigkeit und der Aufenthaltstitel.

Der Punkt, an dem viele Unternehmen stolpern: Es geht nicht nur um die monatliche Abrechnung, sondern um das gesamte begleitende Dokumentenumfeld, das im Zweifel bei einer Prüfung vorgelegt werden muss. Wer diese Dokumente heute über verschiedene Ordner, Postfächer und Aktenschränke verteilt hat, hat den größten Handlungs­bedarf.

Der praktische Hintergrund der Pflicht ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) der Deutschen Rentenversicherung. Die DRV prüft sozial­versicherungs­relevante Daten zunehmend systemgestützt: Prüfrelevante Informationen aus Entgeltabrechnung und Buchhaltung werden elektronisch übermittelt und mit Prüfsoftware ausgewertet.

Damit verschiebt sich der Maßstab. Bei einer Prüfung zählt ab 2027 nicht mehr, ob Dateien irgendwo vorhanden sind, sondern ob sich die Entgeltunterlagen schnell, vollständig und eindeutig zugeordnet bereitstellen lassen. Das eigene System sollte einen prüffähigen Export, im Grunde per Knopfdruck, liefern können. Wer diese Anforderung erst im Prüfungstermin erfüllen will, hat den falschen Zeitpunkt gewählt.

„Digital“ bedeutet nicht automatisch „BVV-konform“. Drei Annahmen wiegen Unternehmen besonders häufig in falscher Sicherheit – und werden im Prüfungsfall teuer.

Fehlannahme 1: „Bei uns liegt doch schon alles als PDF bereit.“ Eine Sammlung von PDF-Dateien in einem Windows-Ordner, verstreut über Netzlaufwerke, Cloud-Speicher und E-Mail-Postfächer, ist noch keine revisions­sichere Ablage. Entscheidend ist nicht das Dateiformat, sondern der Prozess dahinter: Solche Ablagen lassen sich jederzeit verändern, verschieben oder löschen, bieten kein Zugriffsprotokoll und kein Berechtigungs­konzept – das widerspricht der geforderten Unveränderbarkeit. Scans und PDF-Dateien können durchaus Teil einer konformen Lösung sein, aber nur, wenn sie konsistent benannt, eindeutig zugeordnet und in einem System abgelegt sind, das Unveränderbarkeit und Protokollierung sicherstellt. Wer seine Entgeltunterlagen revisionssicher führen will, braucht mehr als einen Ordner voller Dateien – er braucht ein System, das Struktur erzwingt.

Fehlannahme 2: „Wir haben doch ein DMS für alle Dokumente.“ Nicht zwangsläufig ausreichend. Ein allgemeines Dokumentenmanagement-System legt Dokumente zwar digital ab, doch die BVV verlangt mehr als reine Digitalisierung: Die Entgeltunterlagen müssen eindeutig zugeordnet, vollständig, revisionssicher organisiert und im Prüfungsfall sofort auffindbar sein. Ein System ohne spezifische Struktur für Lohnabrechnungen und Personal­prozesse leistet das oft nicht – die Dokumente liegen dann zwar digital vor, aber nicht in der Form, die eine Betriebsprüfung erwartet.

Fehlannahme 3: „Unsere Lohnabrechnung macht sowieso der Steuerberater.“ Auch wenn die Lohnabrechnung ganz oder teilweise ausgelagert ist, bleibt die Pflicht zur ordnungsgemäßen Führung der Entgeltunterlagen beim Arbeitgeber. Bei einer Betriebsprüfung müssen die relevanten Daten und Unterlagen verfügbar sein – und zwar auch dann, wenn der Dienstleister oder das eingesetzte System zwischenzeitlich gewechselt wurde. Wer auslagert, sollte deshalb genau wissen, wo seine Entgeltunterlagen liegen, in welcher Form sie geführt werden und wie er im Prüfungsfall darauf zugreifen kann.

Die BVV-Pflicht ist keine reine Formsache – wer die Entgeltunterlagen bei einer Betriebsprüfung nicht vollständig, nachvollziehbar und in der geforderten Form bereitstellen kann, hat vor allem ein Prüfungsproblem. Je nach Fall kann daraus zusätzlicher Aufwand entstehen: Die Prüfung zieht sich in die Länge und bindet Personal, weil Unterlagen erst in verschiedenen Ordnern und Systemen zusammengesucht werden müssen. Fehlende oder nicht belegbare Nachweise können zudem zu Schätzungen der Beitragsgrundlagen sowie zu Beitrags- und Steuer­nachforderungen führen – mitunter zuzüglich Säumniszuschlägen. Auch Verzögerungsgelder sind möglich, wenn Unterlagen nicht rechtzeitig vorgelegt werden.

Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Führung der Entgeltunterlagen liegt dabei beim Arbeitgeber – auch dann, wenn die Lohnabrechnung ausgelagert ist. Entscheidend ist deshalb nicht nur, ob Dokumente irgendwo vorhanden sind, sondern ob sie vollständig, strukturiert und nachvollziehbar vorliegen.

Der Weg zur konformen Ablage lässt sich in vier überschaubare Schritte gliedern:

Schritt 1 – Bestandsaufnahme:
In vielen Unternehmen ist die Digitalisierung der Personalakten heute nur halb vollzogen: Ein Teil liegt digital vor, ein Teil weiterhin auf Papier. Zunächst gilt es zu klären, welche Entgeltunterlagen heute wo liegen: Was ist bereits digital, was steht auf Papier, was steckt in E-Mail-Postfächern? Dieser Überblick zeigt die tatsächlichen Lücken.

Schritt 2 – System prüfen: 
Anschließend sollte die eingesetzte Software daraufhin bewertet werden, ob sie Unveränderbarkeit, Protokollierung und maschinelle Auswertbarkeit tatsächlich sicherstellt – oder ob nur Dateien abgelegt werden.

Schritt 3 – Ab 2027 sauber starten: 
Eine rückwirkende Digitalisierung sämtlicher Altakten ist gesetzlich nicht gefordert. Entscheidend ist, dass alle ab dem Stichtag entstehenden Dokumente von Anfang an strukturiert und konform erfasst werden. Eine schrittweise Digitalisierung des Altbestands kann sinnvoll sein, ist aber eine organisatorische und keine rechtliche Pflicht.

Schritt 4 – Prozesse und Zugriffsrechte festlegen: 
Zuletzt sollten Zuständigkeiten, Berechtigungen und Datenschutzvorgaben dokumentiert und das Team geschult werden. Ein regelmäßiger Vollständigkeitscheck – etwa monatlich – hält die Ablage dauerhaft prüfungssicher. So sind sensible Mitarbeiterdaten und personenbezogene Informationen datenschutzkonform geschützt und jeder Zugriff nachvollziehbar.

Sie möchten wissen, wo Ihr Unternehmen heute steht? Auf unserer Themenseite zur BVV-Pflicht 2027 finden Sie einen kompakten Self-Check, mit dem Sie Ihren Handlungsbedarf in wenigen Minuten einschätzen können.

BVV-Konformität entsteht selten durch eine isolierte Aktenlösung. Sie entsteht dort, wo Lohnabrechnung, Dokumentenablage und Kommunikation ineinandergreifen – ohne Medienbruch und ohne zweites System nebenher.

Genau hier setzt das Agenda Personalwesen an. Die Agenda Lohn- und Gehaltsabrechnung bildet den Ausgangspunkt: Die Software ist von der ITSG testiert und erfüllt damit die technischen Voraussetzungen für die elektronische Datenübermittlung von Sozialversicherungsmeldungen – die Grundlage für die euBP. Aus dem Abrechnungsprozess heraus entsteht die Digitale Personalakte als strukturierte, revisionssichere Ablage: Dokumente werden nach Typ und Register geordnet abgelegt, bleiben unveränderbar und sind über eine Vollständigkeitsprüfung jederzeit auf fehlende Pflichtdokumente kontrollierbar. Das Personal-Portal schließt den Kreis, indem Mitarbeitende Entgeltnachweise sicher abrufen und Unterlagen direkt einreichen können – ohne unsicheren E-Mail-Versand. Mitarbeiter behalten so jederzeit selbst Zugriff auf ihre eigenen Dokumente – vom Entgeltnachweis bis zur Bescheinigung.

Der Vorteil dieses Zusammenspiels liegt in der nativen Integration: Lohndaten fließen ohne Systembrüche in die Personalakte, notwendige Aktualisierungen zu gesetzlichen Änderungen kommen automatisch über Updates. Als Anbieter mit über 40 Jahren Erfahrung im Personalwesen kennt Agenda die Anforderungen aus der Praxis – auch als eigener Lohndienstleister. Bei der Einführung unterstützt Agenda als erfahrener Partner mit persönlichem Service und Support – von der Datenübernahme bis zur Schulung der Mitarbeiter.

Die BVV-Pflicht 2027 ist kein Zukunftsthema, sondern eine gesetzliche Vorgabe mit festem Stichtag. Ab dem 1. Januar 2027 müssen begleitende Entgeltunterlagen elektronisch, strukturiert und revisionssicher geführt werden – für jeden Arbeitgeber, ohne Ausnahme und ohne Übergangsfrist. Die Befreiungsmöglichkeit endet zum 31. Dezember 2026. Wer bis dahin nur PDF-Dateien auf einem Laufwerk ablegt, ist formal digital, aber nicht prüfungssicher – und riskiert bei der nächsten Betriebsprüfung reale finanzielle Nachteile.

Die gute Nachricht: Der verbleibende Zeitraum reicht für eine geordnete Umstellung – vorausgesetzt, Sie starten jetzt. Machen Sie den ersten Schritt und prüfen Sie mit unserem Self-Check auf der Themenseite, wie prüfungssicher Ihre Entgeltunterlagen heute wirklich sind.