29. Dezember 2021

Fluch oder Segen? Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) startet zum Jahreswechsel

Erfahren Sie was das neue Verfahren zur digitalen Krankmeldung für selbstständige Buchhalter bedeutet und wie Sie es mit der Agenda-Software komfortabel abwickeln können.

Die digitale Krankmeldung – ein weiterer Segen der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen? „Ja!“, werden die meisten Arbeitnehmer antworten. Denn sie sind tatsächlich mit weniger Bürokratie belastet. Lohnbuchhalter sehen der eAU vermutlich mit gemischten Gefühlen entgegen. Warum das so ist und wie Sie das Verfahren zur digitalen Krankmeldung mit der Agenda-Software für Buchhaltungsbüros so einfach wie möglich abwickeln, lesen Sie in diesem Beitrag.

Der schnelle Weg zur Lösung

Sie wissen bereits alles Wichtige rund um die elektronische Krankmeldung und wollen die Software kennenlernen, die Ihnen das Verfahren maximal erleichtert? Hier geht’s zur Profi-Software für selbstständige Buchhalter Agenda PLUS.

Was genau ist die digitale Krankmeldung?

Die eAU ist ein weiterer Baustein bei der Digitalisierung bürokratischer Verfahren. Ziel ist, die leidige Zettelwirtschaft zu beenden und damit dem Mittelstand unterm Strich Geld zu sparen. Grundlage dafür ist das Dritte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG III). Alle Details dazu finden Sie auf der Webseite des BMWi.

Für die Krankmeldung heißt das konkret: Die AU-Bescheinigung auf Papier wird abgeschafft. Stattdessen bekommen die Arbeitgeber die für die Entgeltfortzahlung notwendigen Daten elektronisch von der jeweiligen Krankenkasse übermittelt. Dazu zählen zum Beispiel Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit.

Für den Arbeitnehmer ist das eine Erleichterung. Denn er muss nicht mehr dafür sorgen, dass die Krankmeldung in Papierform rechtzeitig bei seinem Arbeitgeber eingeht. Wer krank im Bett liegt, hat andere Sorgen, als den Nachweis zur Post zu tragen. Oder gar persönlich im Personalbüro vorbeizubringen.

Für die Arbeitgeber und somit auch die Lohnbuchhalter sieht das jedoch anders aus.

Wie werden die Krankmeldungen elektronisch übermittelt?

Der Prozess der Datenübermittlung besteht im Fall der eAU aus zwei Vorgängen:

  1. Der Arzt stellt die Arbeitsunfähigkeit beim Arbeitnehmer fest. Er übermittelt die Daten direkt an die zuständige Krankenkasse.
  2. Nach Eingang der eAU erstellt die Krankenkasse eine Meldung für den Arbeitgeber. Die kann, nach Absprache mit den Mandanten, auch der Lohnbuchhalter abrufen.

Und genau hier liegt die Crux für Lohnbuchhalter: Die digitale Krankmeldung wird nicht automatisch an die Arbeitgeber – oder auch die Lohndienstleister – übermittelt, sondern muss einzeln je Arbeitnehmer bei den Krankenkassen angefragt und abgerufen werden.

Eine automatisierte Übermittlung der eAUs würde gegen geltende Datenschutzbestimmungen verstoßen. Aus diesem Grund gehen wir nicht davon aus, dass der Gesetzgeber das Verfahren nochmal anpasst und vereinfacht.

Für die Praxis heißt das: Der Arbeitnehmer muss sich nach wie vor arbeitsunfähig melden, die Krankmeldung reicht er dafür nicht mehr ein. Die Lohnabrechner fragen dann die AU proaktiv je arbeitsunfähigem Mitarbeiter bei der jeweiligen Krankenkasse an. So fällt im Prozess zwar der Papierkram an sich erst einmal weg – dafür ist die Krankenkasse als Datenübermittler dazugekommen.

Und gerade weil die Kommunikation mit den Krankenkassen für die Lohnbuchhalter hinzukommt, bedeutet die eAU erst mal keine Arbeitserleichterung. In Agenda Lohn- und Gehaltsabrechnung haben wir den Prozess trotzdem maximal vereinfacht. Lesen Sie weiter und erfahren Sie wie.

WICHTIG: Für Privatversicherte ist das eAU-Verfahren vorerst ausgesetzt. In diesen Fällen läuft die Krankmeldung weiterhin papiergebunden.

So rufen Sie die eAU in der Agenda Lohn- und Gehaltsabrechnung ab

Das Verfahren zur digitalen Krankmeldung steht in Agenda Lohn- und Gehaltsabrechnung ab dem 01.01.2022 für Sie zur Verfügung. Dann können Sie eAUs aus der Software heraus bei den Krankenkassen abrufen.

Den Einzelabruf je arbeitsunfähigem Mitarbeiter bei der jeweiligen Krankenkasse können wir nicht umgehen. Allerdings haben wir in Agenda Lohn- und Gehaltsabrechnung einen Prozess für die eAU geschaffen, der das Verfahren so einfach wie möglich macht:

  1. Zuerst legen Sie ganz allgemein in den Mandanten-Programmdaten den Startzeitpunkt für das eAU-Verfahren fest. Hier stellen Sie auch die Vorlagepflicht (bis zu „ab dem vierten Tag“) für alle Arbeitnehmer ein. Bei Bedarf wählen Sie einen abweichenden Zeitraum (zum Beispiel ab dem ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit) individuell für einzelne Mitarbeiter in den Personaldaten. 
  2. Ist ein Mitarbeiter arbeitsunfähig, erfassen Sie oder Ihr Mandant die Lohnfortzahlung im Kalender des Arbeitnehmers.
  3. Über die Funktion „eAU anfordern“ finden Sie im Bereich „Anforderungen senden“ die Krankheitszeiten aller Arbeitnehmer, bei denen die Vorlagepflicht abgelaufen ist.
  4. Mit Klick auf die Schaltfläche „Senden“ übermitteln Sie die Anforderungen für alle eAUs über das Agenda-Rechenzentrum an die Krankenkassen.
Mit der Funktion "eAU anfordern" übermitteln Sie eAU-Anforderungen für Arbeitnehmer gesammelt aus der Agenda-Lohnsoftware an die Krankenkassen.
Mit der Funktion "eAU anfordern" übermitteln Sie eAU-Anforderungen für Arbeitnehmer gesammelt aus der Agenda-Lohnsoftware an die Krankenkassen.
  1. Die eAUs erhalten Sie am Folgetag über „Verarbeitungsergebnisse abrufen“. Die Krankheitszeiten werden automatisch in den Kalender des Arbeitnehmers importiert. Die Software gleicht diese mit den Daten ab, die Sie bereits erfasst haben.

Noch ein Tipp: Besprechen Sie frühzeitig mit Ihren Mandanten, wie Sie ihnen Auskunft über das Vorliegen von eAUs für arbeitsunfähige Mitarbeiter geben. Am einfachsten ist es sicher für alle Beteiligten, wenn Sie am Monatsende eine Übersicht über alle eingegangenen AUs liefern.

So starten Sie mit der eAU in Agenda Lohn- und Gehaltsabrechnung

Wir empfehlen selbstständigen Buchhaltern, das eAU-Verfahren während der Pilotphase vom 01.01.2022 bis zum 30.06.2022 schrittweise einzuführen. Denn in dieser Übergangszeit stellen Ärzte neben den eAUs auch noch Papierbescheinigungen aus. So können Sie sich bei kleineren Mandanten in Ruhe damit vertraut machen. Ab der zweiten Jahreshälfte 2022 starten Sie dann geübt damit los.

Aber: Bei vielen Arztpraxen sind die technischen Voraussetzungen zur elektronischen Übermittlung der AU noch nicht vorhanden. Warten Sie mit der Umstellung, bis die Voraussetzungen flächendeckend erfüllt sind und nutzen Sie im Januar und Februar 2022 noch die Papierbescheinigungen.

Unser Tipp: Wählen Sie für die Pilotphase Mandanten mit maximal 20 bis 30 Arbeitnehmern aus. Beziehen Sie die Mandanten in die Entscheidung mit ein. Agenda PLUS unterstützt Sie dabei: Sie können die eAU flexibel bei einzelnen Mandanten aktivieren.

Welche Vorteile bietet das Verfahren zur elektronischen Krankmeldung?

Das Verfahren zur eAU bringt einige ganz klare Vorteile mit sich – unabhängig davon, wie der Prozess in Ihrer Buchhaltungssoftware abgebildet ist:

  • Sie bearbeiten weniger Papierformulare in Ihrem Büro.
  • Allen Beteiligten stehen die Daten zur Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung unmittelbar und einheitlich zur Verfügung.
  • Fehlerquellen bei der Datenerfassung und Unstimmigkeiten, z. B. bei der Dauer von Entgeltfortzahlungen, werden dadurch ausgemerzt.

Digitale Krankmeldung: Für Arbeitnehmer top, für Lohnabrechner kommt es auf die Software an

Die digitale Krankmeldung bedeutet für Arbeitnehmer, dass sie sich im Krankheitsfall die komplette Zettelwirtschaft sparen. Sie müssen ihre Personalabteilung nur noch über den voraussichtlichen Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit informieren.

Für Lohndienstleister sieht das neue Verfahren erst einmal nach mehr Aufwand aus. Trotzdem ist es uns gelungen, die eAU in Agenda Lohn- und Gehaltsabrechnung so einfach und komfortabel wie möglich zu machen: Sie versenden die Anfragen für alle arbeitsunfähigen Mitarbeiter in nur einem Arbeitsschritt. Die Daten empfangen Sie automatisiert in der Software und verarbeiten sie direkt weiter. Sie müssen nicht über externe Portale gehen und keinen Systembruch in Kauf nehmen.

Planen Sie in der ersten Jahreshälfte eine Testphase mit kleineren Mandanten ein. Dann läuft die digitale Krankmeldung ab dem 01.07.2022 sicherlich routiniert.

Übrigens: Agenda PLUS hat auch alle weiteren wichtigen Meldeverfahren integriert, wie zum Beispiel die Elektronische Entgeltbescheinigung (EEL) oder das Zahlstellen-Meldeverfahren (ZMV). Erfahren Sie hier, wie Sie mit dem integrierten Melde- und Bescheinigungswesen in der Agenda-Software bis zu 20 Minuten Bearbeitungszeit pro Vorgang sparen.

Oder lassen Sie sich live an Ihrem Bildschirm von einem unserer Software-Experten zeigen, wie einfach und komfortabel Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Agenda abwickeln. Sichern Sie sich hier Ihren kostenfreien und unverbindlichen Beratungstermin.

Über den Autor:

Fritz Lindner - Abteilungsleiter PM Lohn- & Gehaltsabrechnung
Fritz Lindner - Abteilungsleiter PM Lohn- & Gehaltsabrechnung

Fritz Lindner

Abteilungsleiter PM Lohn- & Gehaltsabrechnung bei Agenda

Fritz Lindner leitet bei Agenda die Produktentwicklung der Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Schon seit 17 Jahren arbeitet er mit seinem Team daran, alle Prozesse rund um die Entgeltabrechnung so einfach und komfortabel wie möglich zu machen. Keine leichte Aufgabe bei einem Arbeitsfeld, das sich aufgrund gesetzlicher Änderungen ständig verändert. Doch gerade diese spannende Herausforderung ist es, die Fritz Lindner und seine Kollegen Tag für Tag aufs Neue motiviert.

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