15. Oktober 2021

Rechnungswesen mit Volltextsuche – für mehr Tempo in Ihrer Buchhaltung

Stellen Sie sich vor, Ihre Mandanten könnten einfach nach ihren Rechnungen und Zahlungsvorgängen „googlen“ – wie viel einfacher würde das ihr Rechnungswesen machen? Richtig: um ein Vielfaches. Denn weder müssten sie in überfüllten Aktenschränken wühlen, noch konkrete Beleginformationen auswendig wissen. Sie suchen einfach drauf los. Am besten klappt das mit den Cloud-Anwendungen von Agenda. Hier können Ihre Mandanten jeden Beleg per Volltextsuche aufspüren und das in Sekundenschnelle.

Wie Ihre Mandanten Belege bei Agenda einfach finden

Die Volltextsuche ist ein integraler Bestandteil einiger Funktionen des Agenda Unternehmens-Portals. Beim Digitalen Belegbuchen etwa werden Belege von einer intelligenten Texterkennungs-Software vollständig gescannt. So lässt sich nach jeder Information suchen, die auf dem Beleg steht:

• im Kleingedruckten
• in den Metadaten (z. B. Kommentare)
• in den Buchungsdaten (z. B. Kostenstellen)

Das Gleiche gilt auch für Bankbewegungen – ist ein Konto einmal mit der Cloud-Anwendung Bank Online verknüpft, lassen sich offene, geleistete und auch gelöschte Zahlungen bequem durchsuchen. So finden Ihre Mandanten auch Empfängerdaten und Verwendungszwecke im Handumdrehen.

Darstellung der Filterfunktion des Agenda Unternehmens-Portals
Darstellung der Filterfunktion des Agenda Unternehmens-Portals

Das heißt: Sie wählen einfach ein Schlagwort ihrer Wahl aus und grenzen die Suchergebnisse dank einer praktischen Filterfunktion weiter ein: bspw. auf einen Zeitraum.

Darstellung der Filterfunktion des Agenda Unternehmens-Portals
Darstellung der Filterfunktion des Agenda Unternehmens-Portals
In der Praxis könnte das dann so aussehen:
Digitales BelegbuchenBank Online
Wo ist die Rechnung zu den Paletten? Suche nach »Paletten«.Wann habe ich die Dell-Rechnung mit der Rechnungsnummer 2021-3-07 überwiesen? Suche nach Rechnungsnummer.
Wo haben wir die 17-Zoll-Reifen gekauft? Suche nach Reifengröße.Habe ich den Reifenwechsel bei BMW bereits überwiesen? Suche nach »Reifenwechsel«.
Wo ist die Rechnung zum Dell-Monitor? Suche mit der Seriennummer des MonitorsWelche Zahlungen habe ich diesen Monat getätigt? Filter einstellen, z. B. von 01.06. – 30.06.

Jede dieser Suchen dauert nur wenige Sekunden und spart so jede Menge Zeit im Rechnungswesen. Fragen Sie sich selbst: Wie lange sucht Ihr Mandat üblicherweise nach solchen Infos?

Jetzt digitalisieren und von der Volltextsuche profitieren

Die Volltextsuche ist eine Funktion, die genauso simpel wie genial ist. Und wenn Ihre Mandanten noch nicht zu jenen gehören, die von ihr profitieren – dann tun Sie sich und ihnen einen gefallen: Fangen Sie an mit der Digitalisierung. Und bereiten Sie den Weg für viele weitere Komfortfunktionen. Welche das sind? Werfen Sie einen Blick auf das Agenda Unternehmens-Portal.

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