16. März 2021

Der Weg zur digitalen Steuerkanzlei. So fangen Sie an.

So schaffen Steuerberater Freiräume, die in einer intensiveren Beratung, mehr Zeit für die Gestaltung der Kanzlei, einem früheren Feierabend und vielem mehr resultieren.

Warum Sie jederzeit bequem digitalisieren können

Digitalisieren ist einfach, weil Sie alles, was Sie und Ihre Mandanten dafür benötigen, schon parat haben: Nämlich Computer, wahlweise ein Smartphone, einen Scanner, eine Kanzlei-Software und zuletzt noch ein kleines bisschen Motivation. Mehr ist es wirklich nicht.

Und es wird noch besser, denn:

  • Sie müssen nicht alles auf einmal digitalisieren
  • bestehende Papierakten müssen nicht eingescannt werden
  • es muss auf keinen bestimmten Zeitpunkt gewartet werden
  • Sie benötigen keine unausgereiften Drittanbieter-Lösungen
  • Sie spüren die Vorteile von Anfang an

Das heißt: Sie können die Vorzüge der viel schnelleren und übersichtlicheren digitalen Prozesse mit Ihrer bestehenden Infrastruktur von der ersten Minute an nutzen.

Wie die digitale Zusammenarbeit mit Mandanten funktioniert

Das Herzstück der digitalen Zusammenarbeit ist ein Cloud Portal, wie das Agenda Unternehmens-Portal. Hier tauschen Sie mit Ihren Mandanten tagesaktuell Daten und Nachrichten aus. Der Zugriff für Ihre Mandanten ist standortunabhängig möglich und absolut sicher.

Daten, die in einer überwiegend papiergeführten Kommunikation auf verschiedene Akten und Pendelordner usw. verteilt sind, werden im Cloud-Portal und somit an einem übersichtlichen Ort versammelt. Dieser befindet sich in einem hochsicheren deutschen Rechenzentrum und ist direkt mit Ihrer Kanzlei-Software verknüpft. Dank der webbasierten Technologie, greifen Ihre Mandanten direkt auf dem Internet-Browser heraus darauf zu. Unsichere E-Mails und lange Versandwege? Das gibt es hier nicht.

Im Agenda Unternehmens-Portal laufen bspw. folgende Prozesse voll digital ab:

  • der Dokumentenaustausch mit Mandanten
  • das Bereitstellen und Archivieren von Belegen
  • das Führen von Kassenbüchern
  • das Freizeichnen von Jahresabschlüssen
  • die Bereitstellung von Unternehmenskennzahlen
  • sogar das Bezahlen von Mandanten-Rechnungen wird künftig möglich sein

„Welche Erfahrungen habe ich in den einzelnen Bereichen gemacht?“

Womöglich haben Sie schon des Öfteren viel zu lange auf den Pendelordner Ihres Mandanten gewartet. Vielleicht versäumt dieser regelmäßig wertvolle Skontofristen bei der Zahlung. Eventuell müssen Sie die fehlerhaften Kassenbücher Ihrer Mandanten immer wieder händisch korrigieren. Oder Sie haben schon einmal ein wichtiges Dokument nicht mehr finden können?

Solche Unannehmlichkeiten vermeiden Sie durch digitale Prozesse bequem und einfach. Erfahren Sie in den nachfolgenden Kapiteln, welche Bereiche des Agenda Unternehmens-Portal am besten für Ihren Einstieg in die Digitalisierung geeignet sind.

Wo Sie am besten anfangen und was das für Sie bedeutet

Erleichtern Sie Ihre Arbeit spürbar. Kommunizieren Sie ohne Verzögerung mit Mandanten.

Eine gute Kommunikation zwischen Steuerberater und Mandant ist das A und O. Sie befinden sich im ständigen Austausch und das oft mit vielen Mandanten zugleich. Jede Minute, die Sie hier pro Vorgang einsparen können, wirkt sich also exponentiell positiv auf Ihre Arbeitszeit aus.

Damit Ihr Mandant bspw. immer die richtigen geschäftlichen Entscheidungen treffen kann, benötigt er aktuelle Unternehmenskennzahlen von Ihnen. Möchten Sie hingegen effizient arbeiten, müssen Unterlagen und Freizeichnungen von Mandanten zeitnah bei Ihnen eingehen.

Wie oft haben Sie und Ihre Mandanten schon verzweifelt mit den Hufen gescharrt, weil ihrerseits alles bereit war, aber immer noch Daten oder Unterschriften fehlten? Und Datensicherheit? Die kann mit offen herumliegendem Papier, leicht abzufangenden E-Mails oder Messenger-Nachrichten wohl kaum gewährleistet werden. Was am Ende bleibt ist Frust auf beiden Seiten und ein chaotischer Terminkalender.

Entdecken Sie „Auswertungen Online“ für sich:

  • Erstellen Sie einmalig und ganz bequem grafische Auswertungen für Ihre Mandanten. Sie übermitteln neue Werte dann einfach per Klick.

  • Ihr Mandant erhält alle Unterlagen sofort und übersichtlich aufbereitet. Er unterzeichnet per Knopfdruck den Jahresabschluss und Sie arbeiten unverzüglich weiter.

  • Reduzieren Sie den Austausch mit Ihren Mandanten auf einen hochsicheren Kanal, bei dem größere Dateien schnell und ohne zusätzliche Kosten übertragen werden.

  • Sobald Ihr Mandant Ihnen eine Nachricht oder Datei über die Cloud zusendet, erhalten Sie eine Benachrichtigung im Agenda Arbeitsplatz. So verpassen Sie keine Mitteilung.

Arbeiten Sie unabhängiger von Ihren Mandanten. Haben Sie alle Bankbewegungen immer im Zugriff.

Das Bankkonto Ihrer Mandanten ist Dreh- und Angelpunkt seines Zahlungsverkehrs. Aber damit Sie an die entsprechenden Daten kommen, muss Ihr Mandant immer wieder aufs Neue selbst tätig werden. Verzögerungen sind vorprogrammiert. So ist es Ihnen nur schwer möglich, Zahlungen zeitnah in Auftrag zu geben und zu verbuchen. Sie werden in Ihrer Arbeit gehindert und Ihr Mandant verpasst wichtige Fristen (bspw. die Skontofrist).

Machen Sie „Bank Online“ zu Ihrem Standard:

  • Ihr Mandant erteilt Ihnen bequem dauerhaften Zugriff auf seine Kontoauszüge. Er selbst gibt dafür keinerlei Kontrolle über seine Geschäftskonten ab.

  • Sie haben in der Kanzlei ab sofort viel weniger Tipparbeit: Mit dem integrierten Kontoauszugsmanager automatisieren Sie die Verbuchung von Zahlungen in der Finanzbuchführung für Ihren Mandanten.

  • Sie bereiten alle Zahlungen fristgerecht für Ihren Mandanten vor. Er muss nur noch die Freigabe erteilen.

Erhalten Sie Belege immer zeitnah und reduzieren Sie den Tippaufwand beim Buchen.

Der liebe Pendelorder. Wieviel Zeit vergeht bei Ihnen durchschnittlich, bis er endlich bei Ihnen eintrifft? Wie oft sind alle Belege auch drin? Liegen diese wegen der jüngsten Geschäftsreise noch im Dienstwagen Ihres Mandanten? Und müssen Sie einzelne Belege noch von Hand einbuchen?

Wechseln Sie zum „Digitalen Belegbuchen“ :

  • Ihr Mandant lädt ganz einfach von jedem internetfähigen Endgerät aus alle Belege ins Unternehmens-Portal. So schnappt er sich zum Beispiel sein Smartphone, knippst ein Bild von einem Bewirtungsbeleg und sortiert ihn direkt in der Anwendung für Sie vor.

  • Die integrierte Texterkennung scannt die Belege und befüllt wichtige Buchungsfelder wie Rechnungsdatum und –nummer automatisch. Anschließend erhalten Sie in der Agenda-Software einen Buchungsvorschlag.

Machen Sie Ihre Mandanten zu Kassenbuch-Experten und reduzieren Sie Ihren Korrekturaufwand.

Nicht alle Mandanten verfügen über die notwendigen Buchführungskenntnisse, um ein Kassenbuch ordnungsgemäß zu führen. Selbst wenn sie sich Mühe geben: Am Ende strotzt das Kassenbuch nur so vor Ungereimtheiten, die Sie als Berater, oft viel zu spät, nachträglich korrigieren müssen.

Führen Sie das „Kassenbuch Online“:

  • Ihrem Mandanten stehen smarte Hilfsfunktionen zur Verfügung. Diese prüfen zum Beispiel die Plausibilität der Eingaben. Außerdem kommt die Buchungserfassung ohne die Eingabe eines Gegenkontos aus: Einfach Einnahmen bzw. Ausgaben, Datum und ggfs. eine Notiz erfassen – fertig. Einfach und völlig GoBD-konform.

  • Nach Festschreibung und Bereitstellung haben Sie Zugriff auf die Kassenbücher Ihrer Mandanten und können die eingetragenen Informationen ganz leicht in Ihre Finanzbuchführung übertragen.

Persönliches Gespräch

Für individuelle Fragen stehen unsere Berater an der Hotline gerne zur Verfügung:
08031 2561-432

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