02. Dezember 2022

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) startet zum Jahreswechsel

Was das neue Verfahren zur digitalen Krankmeldung für Steuerberater bedeutet und wie Sie es mit der Kanzlei-Software von Agenda komfortabel abwickeln können.

Bereits seit Januar 2022 befindet sich das neue Verfahren der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) in der Pilotphase. Nachdem das für Mitte 2022 geplante Ende der Pilotphase zunächst verschoben wurde, ist es nun zum 01.01.2023 so weit: Ab dem Jahreswechsel müssen Arbeitgeber das elektronische Verfahren zum Abruf von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen bei den gesetzlichen Krankenkassen nutzen. Den bekannten "gelben Zettel" wird es dann nicht mehr geben.

Hier erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen rund um die elektronische Krankmeldung und wie Sie das Verfahren mit dem Kanzlei-System von Agenda einfach und komfortabel abwickeln:

  1. Was genau ist die digitale Krankmeldung?
  2. Wie werden die Krankmeldungen elektronisch übermittelt?
  3. Wie rufen Sie die eAU in Agenda Lohn- und Gehaltsabrechnung ab?
  4. Welche Vorteile bietet das Verfahren zur elektronischen Krankmeldung in der Kanzlei?
  5. Was bringt die digitale Krankmeldung Arbeitnehmern und Lohnabrechnern?

Der schnelle Weg zur Lösung

Sie wissen bereits alles Wichtige rund um die elektronische Krankmeldung und wollen die Software kennenlernen, die Ihnen das Verfahren maximal erleichtert? Hier geht’s zum professionellen Kanzleisystem Agenda PLUS.

1. Was genau ist die digitale Krankmeldung?

Die eAU ist ein weiterer Baustein bei der Digitalisierung bürokratischer Verfahren. Ziel ist, die leidige Zettelwirtschaft zu beenden. Und damit dem Mittelstand unterm Strich Geld zu sparen. Grundlage dafür ist das Dritte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG III). Alle Details dazu finden Sie auf der Webseite des BMWi.

Für die Krankmeldung heißt das konkret: Der berühmt-berüchtigte „gelbe Zettel“ wird abgeschafft. Stattdessen bekommen die Arbeitgeber die für die Entgeltfortzahlung notwendigen Daten elektronisch von der jeweiligen Krankenkasse übermittelt.

Für den Arbeitnehmer ist das eine echte Erleichterung. Denn er muss nicht mehr dafür sorgen, dass die AU-Bescheinigung in Papierform rechtzeitig bei seinem Arbeitgeber eingeht. Wer krank im Bett liegt, hat andere Sorgen, als den „gelben Zettel“ per Post zu versenden. Oder gar persönlich im Personalbüro vorbeizubringen.
Für die Arbeitgeber und somit auch die Lohnabrechner in den Kanzleien sieht das jedoch anders aus.

2. Wie werden die Krankmeldungen elektronisch übermittelt?

Der Prozess der Datenübermittlung besteht im Fall der eAU aus zwei Vorgängen:

  1. Der Arzt stellt die Arbeitsunfähigkeit beim Arbeitnehmer fest. Er übermittelt die Daten direkt an die zuständige Krankenkasse.
  2. Nach Eingang der eAU erstellt die Krankenkasse eine Meldung für den Arbeitgeber. Die kann, nach Absprache mit den Mandanten, auch der Lohnabrechner in der Kanzlei abrufen.

Und genau hier liegt die Krux für Lohnabrechner: Die digitale Krankmeldung wird nicht automatisch an die Arbeitgeber – oder auch die Kanzleien – übermittelt, sondern muss einzeln je Arbeitnehmer bei den Krankenkassen angefragt und abgerufen werden.

Eine automatisierte Übermittlung der eAUs würde gegen geltende Datenschutzbestimmungen verstoßen. Aus diesem Grund gehen wir nicht davon aus, dass der Gesetzgeber das Verfahren nochmal anpasst und vereinfacht.

Für die Praxis heißt das: Der Arbeitnehmer muss sich nach wie vor arbeitsunfähig melden, den „gelben Zettel“ reicht er dafür nicht mehr ein. Die Lohnabrechner fragen dann die AU proaktiv je arbeitsunfähigem Mitarbeiter bei der jeweiligen Krankenkasse an. So fällt im Prozess zwar der Papierkram an sich erst einmal weg – dafür ist die Krankenkasse als Datenübermittler dazugekommen. Und gerade, weil die Kommunikation mit den Krankenkassen für die Lohnabrechner hinzukommt, bedeutet die eAU erst einmal keine Arbeitserleichterung für die Kanzleien. In Agenda Lohn- und Gehaltsabrechnung haben wir den Prozess trotzdem maximal vereinfacht. Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie.

WICHTIG: Für Privatversicherte ändert sich nichts. Das eAU-Verfahren betrifft ausschließlich gesetzlich versicherte Arbeitnehmer.

3. Wie rufen Sie die eAU in Agenda Lohn- und Gehaltsabrechnung ab?

Das Verfahren zur digitalen Krankmeldung steht in Agenda Lohn- und Gehaltsabrechnung seit Beginn der Pilotphase im Januar 2022 für Sie zur Verfügung. Lohnabrechner können damit die eAUs aus der Software heraus bei den Krankenkassen abrufen.

Den Einzelabruf je arbeitsunfähigem Mitarbeiter bei der jeweiligen Krankenkasse können wir nicht umgehen. Allerdings haben wir in der Lohnabrechnung unserer Kanzleisoftware einen Prozess für die eAU geschaffen, der das Verfahren so einfach wie möglich macht:

  1. Zuerst stellen Sie in den Mandanten-Programmdaten die Vorlagepflicht (bis zu „ab dem vierten Tag“) für alle Arbeitnehmer ein. Bei Bedarf wählen Sie einen abweichenden Zeitraum (zum Beispiel „ab dem ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit“) individuell für einzelne Mitarbeiter in den Personaldaten.
Hier tragen Sie die Vorlagepflicht für alle Arbeitnehmer ein.
Hier tragen Sie die Vorlagepflicht für alle Arbeitnehmer ein.
  1. Ist ein Mitarbeiter arbeitsunfähig, erfassen Sie oder Ihr Mandant die Krankheit im Kalender des Arbeitnehmers.

  2. Über die Funktion „eAU anfordern“ finden Sie im Bereich „Anforderungen senden“ die Krankheitszeiten aller Arbeitnehmer, bei denen die Vorlagepflicht erreicht ist.
Unter „Anforderungen senden“ werden alle Arbeitnehmer angezeigt, bei denen die Vorlagepflicht erreicht ist.
Unter „Anforderungen senden“ werden alle Arbeitnehmer angezeigt, bei denen die Vorlagepflicht erreicht ist.
  1. Mit Klick auf die Schaltfläche „Senden“ übermitteln Sie die Anforderungen für alle eAUs über das Agenda-Rechenzentrum an die Krankenkassen.

  2. Die eAUs erhalten Sie am Folgetag über „Verarbeitungsergebnisse abrufen“. Die Krankheitszeiten werden automatisch in den Kalender des Arbeitnehmers importiert. Die Software gleicht diese mit den Daten ab, die Sie bereits erfasst haben.

4. Welche Vorteile bietet das Verfahren zur elektronischen Krankmeldung in Ihrer Kanzlei?

Das Verfahren zur eAU bringt einige ganz klare Vorteile mit sich – unabhängig davon, wie der Prozess in Ihrer Kanzleisoftware abgebildet ist:

  • Sie bearbeiten weniger Papierformulare in Ihrer Kanzlei.
  • Allen Beteiligten stehen die Daten zur Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung unmittelbar und einheitlich zur Verfügung.
  • Fehlerquellen bei der Datenerfassung und Unstimmigkeiten, zum Beispiel bei der Dauer von Entgeltfortzahlungen, werden dadurch ausgemerzt.

5. Was bringt die digitale Krankmeldung Arbeitnehmern und Lohnabrechnern?

Die digitale Krankmeldung bedeutet für Arbeitnehmer, dass sie sich im Krankheitsfall die komplette Zettelwirtschaft sparen. Sie müssen ihre Personalabteilung nur noch über den voraussichtlichen Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit informieren.

Für die Lohnbuchhaltung sieht das neue Verfahren erst einmal nach mehr Aufwand aus. Trotzdem ist es uns gelungen, die eAU in Agenda Lohn- und Gehaltsabrechnung so einfach und komfortabel wie möglich zu machen: Sie versenden die Anfragen für alle arbeitsunfähigen Mitarbeiter in nur einem Arbeitsschritt. Die Daten empfangen Sie automatisiert in der Software und verarbeiten sie direkt weiter. Sie müssen nicht den Weg über externe Portale gehen und keinen Systembruch in Kauf nehmen.

Übrigens: Agenda PLUS hat auch alle weiteren wichtigen Meldeverfahren integriert, wie zum Beispiel die Elektronische Entgeltbescheinigung (EEL) oder das Zahlstellen-Meldeverfahren (ZMV). Erfahren Sie auf unserer Webseite zur Kanzleisoftware, wie Sie mit dem integrierten Melde- und Bescheinigungswesen bis zu 20 Minuten Bearbeitungszeit pro Vorgang sparen.

Oder lassen Sie sich live an Ihrem Bildschirm von einem unserer Software-Experten zeigen, wie einfach und komfortabel Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung mit dem Kanzleisystem von Agenda abwickeln. Sichern Sie sich hier Ihren kostenfreien und unverbindlichen Beratungstermin.

Über den Autor:

Fritz Lindner - Abteilungsleiter PM Lohn- & Gehaltsabrechnung
Fritz Lindner - Abteilungsleiter PM Lohn- & Gehaltsabrechnung

Fritz Lindner

Leiter Produktmanagement Lohn- & Gehaltsabrechnung bei Agenda

Fritz Lindner leitet bei Agenda die Produktentwicklung der Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Schon seit 17 Jahren arbeitet er mit seinem Team daran, alle Prozesse rund um die Entgeltabrechnung so einfach und komfortabel wie möglich zu machen. Keine leichte Aufgabe bei einem Arbeitsfeld, das sich aufgrund gesetzlicher Änderungen ständig verändert. Doch gerade diese spannende Herausforderung ist es, die Fritz Lindner und seine Kollegen Tag für Tag aufs Neue motiviert.

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