25. August 2026
BVV-Pflicht 2027: Antworten auf die häufigsten Fragen
„Um die Lohnabrechnung kümmert sich doch unser Lohnbüro, damit haben wir nichts zu tun." Diesen Satz hören Steuerberater und Lohnabrechner gerade häufiger von ihren Mandanten. Er beruht allerdings auf einem Irrglauben: Wer die Lohnabrechnung auslagert, gibt lediglich die Arbeit ab, nicht die Verantwortung. Die Pflicht zur ordnungsgemäßen Führung der Entgeltunterlagen nach § 8 BVV bleibt beim Arbeitgeber, auch wenn die Unterlagen im Lohnbüro oder in der Kanzlei entstehen und dort liegen. Genau daraus entstehen die Fragen, die aktuell überall gestellt werden: Wer ist zuständig, was reicht als Ablage und was passiert im Prüfungsfall? Die häufigsten Antworten im Überblick, mit dem jeweiligen rechtlichen Rahmen.
Das Wichtigste in Kürze
- § 8 BVV gilt im Grundsatz bereits seit dem 1. Januar 2022. Neu ist nicht die Pflicht, sondern der Wegfall der Ausnahme.
- Die Befreiung auf Antrag beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung (§ 8 Abs. 3 Satz 2 BVV) ist bis zum 31. Dezember 2026 befristet und endet danach ersatzlos.
- Die rechtliche Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber, also beim Mandanten (§ 28f SGB IV). Kanzleien und Lohnbüros übernehmen in der Praxis häufig operative Aufgaben rund um Anforderungen, Ablage und Bereitstellung der Unterlagen.
- Entscheidend ist nicht das Dateiformat, sondern Struktur, Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit.
Reicht ein PDF, wenn wir schon ordentlich ablegen?
Nicht automatisch. Ein PDF allein reicht nicht aus, wenn Unterlagen unstrukturiert abgelegt sind oder im Prüfungsfall nicht eindeutig zugeordnet werden können. Entscheidend sind Struktur, Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit. Ein Ordner voller Dateien erfüllt das in der Regel nicht. Ein System, das genau das sicherstellt, schon.
Rechtlicher Rahmen: § 8 Abs. 2 BVV · § 9 Abs. 5 BVV
Reicht ein normales Dokumenten-Management-System?
Nicht automatisch. Ein DMS hilft nur dann, wenn die Entgeltunterlagen darin strukturiert abgelegt sind: Vollständig, eindeutig dem Beschäftigten zugeordnet, lesbar und im Prüfungsfall schnell auffindbar. Entscheidend ist also nicht nur das System, sondern der saubere Ablageprozess dahinter.
Rechtlicher Rahmen: § 8 Abs. 2 BVV · § 9a BVV · § 9 Abs. 5 BVV
Müssen wir eine vollständige digitale Personalakte führen oder reichen die einzelnen Unterlagen?
Die „Personalakte“ als solche kommt in § 8 Abs. 2 BVV nicht vor. Die Vorschrift zählt einzelne Dokumente auf. In der Praxis liegen diese Unterlagen aber oft verstreut – teils in der Personalakte, teils in E-Mails oder auf Laufwerken. Eine digitale Personalakte ist rechtlich nicht gefordert, hilft aber dabei, alle Unterlagen je Arbeitnehmer strukturiert, auffindbar und prüfbereit abzulegen.
Rechtlicher Rahmen: § 8 Abs. 2 BVV
Wer ist intern für die Umstellung zuständig – Personalabteilung oder Lohnbuchhaltung?
Beide mit unterschiedlichen Rollen. Viele der betroffenen Unterlagen entstehen außerhalb der Lohnabrechnung, etwa durch Erklärungen von Mitarbeitenden oder Bescheinigungen externer Stellen, und liegen dann in der
Personalakte. Ohne klare Übergabe zwischen HR und Lohnabrechnung entstehen hier die meisten Lücken.
Hinweis: Praxisempfehlung, keine gesetzliche Vorgabe
Wer ist verantwortlich, wenn wir die Lohnabrechnung für Mandanten übernehmen?
Die rechtliche Pflicht zur ordnungsgemäßen Führung bleibt beim Arbeitgeber, also beim Mandanten. In der Praxis übernehmen Lohnbüros und Kanzleien aber häufig die operativen Aufgaben, weil sie die Unterlagen anfordern, ablegen oder für die Lohnabrechnung nutzen. Wie die Verantwortung im Einzelfall verteilt ist, hängt von der konkreten Mandatsvereinbarung ab. Sinnvoll ist deshalb, den Umfang der eigenen Leistung klar zu regeln und Mandanten früh auf die Anforderungen hinzuweisen.
Rechtlicher Rahmen: § 28f SGB IV · § 28p SGB IV
Was passiert, wenn wir bis 2027 nicht bereit sind?
Wenn Entgeltunterlagen im Prüfungsfall fehlen, nicht lesbar sind oder nicht rechtzeitig elektronisch bereitstehen, wird die DRV-Betriebsprüfung schnell aufwendiger. Es kann zu Nachfragen, Fristsetzung und zusätzlicher Nacharbeit kommen. Können relevante Sachverhalte nicht ausreichend belegt werden, steigt außerdem das Risiko von Beitragsnachforderungen und Säumniszuschlägen.
Rechtlicher Rahmen: § 28f, § 28p SGB IV
Wie informieren wir unsere Mandanten am besten?
Am besten früh, konkret und schriftlich. Bewährt hat sich ein kurzes Anschreiben mit drei Punkten: Welche Unterlagen betroffen sind, was der Mandant selbst regeln muss und bis wann es erledigt sein muss. Besondere Aufmerksamkeit verdienen Mandanten mit einer bestehenden Befreiung, denn die läuft zum 31. Dezember 2026 aus, ohne Erinnerung und ohne Verlängerungsoption.
Rechtlicher Rahmen: § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV
Ihre Frage war nicht dabei?
Sprechen Sie mit uns.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre digitale Ablage vorbereiten können.
