23. Februar 2022

AAG-Erstattungsantrag jetzt vollständig automatisiert abwickeln

Null Aufwand, null Fehlerrisiko: Berechnung der AAG-Erstattungen und Antragstellung komplett automatisch mit Agenda Lohn- und Gehaltsabrechnung

Ab sofort nimmt eine neue Agenda-Funktion Ihnen als Buchhalter einen weiteren Verwaltungsvorgang komplett ab: der automatisierte AAG-Antrag. Die Software erkennt, wann AAG-Erstattungen beantragt werden können und in welcher Höhe. Die Anträge erstellt das Programm automatisiert mit jeder Monatsberechnung. Das spart Ihnen zahlreiche kleine Handgriffe und somit unterm Strich einiges an Bearbeitungszeit. Außerdem ist das Risiko von Flüchtigkeitsfehlern komplett ausgeschaltet.

Das Ausgleichsverfahren nach dem AAG

Erstattungsanträge für Arbeitgeber müssen nach dem Gesetz über den Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen für Entgeltfortzahlung (Aufwendungsausgleichsgesetz, AAG) im elektronischen Verfahren an die Krankenkassen übermittelt werden. Das erfolgt über die Lohnsoftware.

Hintergrund: Bei Krankheit oder Mutterschaft müssen Arbeitgeber ihren Beschäftigten weiterhin das Arbeitsentgelt zahlen. Das ist mit finanziellen Belastungen für das Unternehmen verbunden. Um hier für einen Ausgleich zu sorgen, erhalten Arbeitgeber von den Krankenkassen eine vollständige oder teilweise Erstattung der Lohnfortzahlung.

AAG-Erstattungsverfahren in Agenda vollständig automatisiert

Das Schöne an der Digitalisierung in der Personalabrechnung ist: Alles, was digital abläuft, kann auch automatisiert werden. Und das nutzen wir bei Agenda zum Vorteil unserer Kunden.

Bisher unterstützte der praktische AAG-Assistent von Agenda Sie als Lohnbuchhalter bei der Antragstellung für das Ausgleichsverfahren. Durch vorausgefüllte Datenfelder ersparte die Funktion viel kleinteilige Arbeit bei der Antragstellung.

Ab sofort werden die Anträge in Agenda Lohn- und Gehaltsabrechnung bei jeder Monatsberechnung sogar komplett automatisch von der Software erzeugt. Dabei werden alle erstattungsfähigen Lohnarten ermittelt und die auf die Lohnart passende Teil-Lohnberechnung angewendet. Heißt für Sie als Anwender: Sie müssen für AAG-Erstattungsanträge tatsächlich keinen Finger mehr rühren.

Vorteile der automatischen Abwicklung von AAG-Erstattungen

Für Sie bringt die neue Funktion eine Reihe von Vorteilen:

  • Zeitersparnis, da Sie die AAG-Anträge nicht mehr einzeln erstellen müssen.
  • Abwicklungssicherheit, weil keine Anträge übersehen werden und Fehler durch manuelle Datenerfassung nicht mehr möglich sind.
  • Einfachste Kommunikation, da Sie die Rückmeldungen der Krankenkassen direkt in der Software empfangen.

So funktioniert das automatische AAG-Erstattungsverfahren in Agenda

Damit die AAG-Erstattungsanträge für das Umlageverfahren bei jeder Monatsberechnung automatisch erstellt werden können, treffen Sie diese Voreinstellungen:

  1. Legen Sie die Art der Umlagepflicht Ihres Mandanten fest: entweder „Umlage 1 und 2“ oder „Nur Umlage 2“.
  2. Wählen Sie, wie AAG-Erstattungen ausgezahlt werden: über eine Gutschrift auf das Beitragskonto bei der jeweiligen Krankenkasse, oder eine Überweisung auf das Geschäftskonto des Mandanten.
Festlegen der Umlagepflicht und Einstellung der Auszahlung von AAG-Erstattungen in den Programmdaten
Festlegen der Umlagepflicht und Einstellung der Auszahlung von AAG-Erstattungen in den Programmdaten
  1. Außerdem muss in den Personaldaten für jeden Arbeitnehmer die Arbeitszeit für jeden Wochentag hinterlegt sein.
Die tägliche Arbeitszeit muss für jeden Mitarbeiter in den Personaldaten hinterlegt sein, damit AAG-Anträge automatisch erstellt werden können.
Die tägliche Arbeitszeit muss für jeden Mitarbeiter in den Personaldaten hinterlegt sein, damit AAG-Anträge automatisch erstellt werden können.

Wenn Sie jetzt in der Lohn- und Gehaltsabrechnung eine Fehlzeit mit einem Kalenderschlüssel erfassen, bei dem AAG-Erstattungen beantragt werden können („Krankheit mit Lohfortzahlung“, „Lohnfortzahlung bei Beschäftigungsverbot“ oder „Mutterschaftsgeld“), erfolgen alle weiteren Schritte automatisiert.

  1. Die SV-Erstattungen werden ermittelt.
Die Software ermittelt den Erstattungsbetrag automatisch.
Die Software ermittelt den Erstattungsbetrag automatisch.
  1. Die AAG-Anträge stehen nach der Monatsberechnung zum Versand bereit. Sie stoßen den Versand per Klick an.
  2. Die Versandbestätigung ist im DEÜV-Protokoll der Software gespeichert.
  3. Zu jedem AAG-Antrag sendet die Krankenkasse eine elektronische Rückmeldung. Wenn Rückmeldungen zum Abruf bereitstehen, erscheint eine Mitteilung aus dem Agenda-Rechenzentrum.
Mitteilung aus dem Agenda-Rechenzentrum, dass neue Rückmeldungen der Sozialpartner zum Abruf bereitstehen.
Mitteilung aus dem Agenda-Rechenzentrum, dass neue Rückmeldungen der Sozialpartner zum Abruf bereitstehen.

AAG-Erstattungen mit Agenda automatisiert verbuchen

Wenn Sie für Ihre Mandanten auch die Finanzbuchhaltung übernehmen, können Sie im Agenda-Komplettsystem die Verbuchung der AAG-Erstattungen stark vereinfachen.

Dazu stellen Sie in den Programmdaten ein, dass die Erstattungsbeträge als Forderung an die Finanzbuchführung übermittelt werden. Die Software verzeichnet diese bei der Antragstellung als Offene Posten. Gehen die Zahlungen auf dem Geschäftskonto ein, verbucht sie der Kontoauszugsmanager automatisch.

Dank der verzahnten Prozesse im Agenda-System sparen Sie viel Zeit in der Lohn- und Finanzbuchhaltung. Holen Sie sich hier alle Informationen, wie Sie mit dem Agenda-Komplettpaket für Profi-Buchhalter Ihre Arbeit so einfach und komfortabel wie möglich gestalten.

Der automatische AAG-Erstattungsantrag ist Baustein der Agenda-Vision

Unser Ziel ist, die Lohnbuchhaltung weitestgehend zu automatisieren. Denn nur so bleibt die Personalabrechnung für Ihre Mandanten dauerhaft lukrativ. Sie erledigen dadurch alle buchhalterischen Vorgänge maximal effizient und sparen wertvolle Arbeitszeit. Die können Sie nutzen, um Ihre Mandanten in strategischen Fragestellungen zu beraten – beispielsweise, was die Lohnentwicklung im Unternehmen betrifft oder wie Nettolöhne für die Mitarbeiter optimiert werden können.

Deshalb arbeiten wir kontinuierlich daran, dass unsere Lohnsoftware Ihnen so viele kleinteilige Vorgänge wie nur möglich abnimmt. Gerade im Melde- und Bescheinigungswesen läuft das meiste mittlerweile elektronisch und nach einem wiederkehrenden Schema – der perfekte Angriffspunkt für Automatisierung.

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