Daten sichern – aber richtig!

Tobias, Datenverlust kann für eine Steuerkanzlei verheerend sein. Wie wichtig ist das Thema Datensicherung heutzutage und hat sich in den letzten Jahren daran etwas geändert?

Die Datensicherung ist von zentraler Bedeutung. Ein Datenverlust kann innerhalb von Sekunden passieren und unwiederbringlich Jahre an Arbeit zerstöre – sei es durch Hardware-Ausfall, Bedienfehler oder Schadsoftware.

In den letzten Jahren hat sich die Bedrohungslage sogar noch verschärft: Cyberkriminelle verschlüsseln zunehmend Kanzleidaten mit Ransomware und fordern Lösegeld. Auch Steuerkanzleien sind vor solchen Angriffen nicht mehr gefeit. Gleichzeitig treiben Digitalisierung und vermehrtes Arbeiten in der Cloud die Notwendigkeit einer lückenlosen Datensicherung weiter voran.

Wer heute keine zuverlässigen Back-ups hat, riskiert nicht nur enorme finanzielle Schäden und Arbeitsausfall, sondern verstößt möglicherweise auch gegen gesetzliche Aufbewahrungs- und Datenschutzpflichten. Kurz gesagt: Datensicherung ist wichtiger denn je und gehört zu den absoluten Muss-Themen in jeder Kanzlei.

Reicht eine lokale Sicherung, z. B. auf Festplatten oder USB-Sticks?

Nicht wirklich. Lokale Back-ups können zwar kurzfristig helfen, bieten aber keinen Schutz vor Diebstahl, Brand oder Ransomware. Außerdem erfüllen sie oft nicht die Vorgaben an eine revisionssichere Archivierung.

Welche Vorteile bringt ein Online-Backup?

Ein Online-Backup läuft automatisch im Hintergrund, sichert verschlüsselt in einem externen Rechenzentrum und reduziert so das Risiko eines Totalverlustes. Auch wenn die gesamte Kanzlei-IT ausfällt, sind die Daten geschützt und lassen sich schnell zurückspielen. Wichtig ist dabei, dass das Rechenzentrum in Deutschland steht und höchste Sicherheitsstandards erfüllt.

Haben sich die gesetzlichen Bedingungen rund um Datensicherung in letzter Zeit verändert? Worauf müssen Steuerberater heute besonders achten?

Steuerberater sind nach wie vor gesetzlich verpflichtet, alle steuerrelevanten Unterlagen revisionssicher und unveränderbar aufzubewahren. Diese Pflicht ist in verschiedenen Gesetzen verankert (HGB, Abgabenordnung) und wird durch die GoBD konkretisiert. Seit 2020 erlaubt die GoBD ausdrücklich Cloud-Speicher, sofern dabei alle Vorgaben erfüllt werden. Die Finanzverwaltung hat die GoBD zuletzt nochmals 2024 angepasst, um mit der fortschreitenden Digitalisierung Schritt zu halten. Wichtig bleibt aber: Egal ob lokal oder in der Cloud – die Daten müssen gegen nachträgliche Änderungen geschützt sein und über die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen verfügbar gehalten werden.

Darüber hinaus hat die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) seit 2018 die Anforderungen an Datensicherheit und Dokumentation weiter verschärft. Wenn Steuerberater personenbezogene Daten ihrer Mandanten extern sichern, müssen sie für den Datenschutz sorgen – das umfasst technische Maßnahmen wie Verschlüsselung und Zugriffsschutz, aber auch Formalitäten wie einen schriftlichen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Dienstleister und die Information der Mandanten. Zuletzt noch ein Punkt zur Lokalisation der Daten: Die Pflicht, Buchführungsdaten in Deutschland zu speichern, besteht fort. Es gibt zwar Ausnahmen und Sondergenehmigungen, aber im Normalfall sollte der Backup-Server in Deutschland stehen, damit man rechtlich auf der sicheren Seite ist. Viele Anbieter – so auch Agenda – betreiben daher bewusst Rechenzentren in Deutschland, um alle gesetzlichen Vorgaben problemlos zu erfüllen.

Wie unterstützt Agenda die Steuerberater konkret bei der Datensicherung und IT-Sicherheit?

Agenda bietet hier gleich zwei aufeinander abgestimmte Lösungen an. Zum einen Agenda Datensicherung Online – das ist ein Cloud-Backup-Service, der speziell für die Bedürfnisse von Kanzleien entwickelt wurde. Damit werden alle wichtigen Kanzleidaten regelmäßig automatisch, ohne dass der Steuerberater eingreifen muss. Nach der ersten Einrichtung läuft die Sicherung vollständig im Hintergrund ab. Die Daten werden dabei verschlüsselt in das hochsichere Agenda-Rechenzentrum übertragen und dort gespeichert. Bis zu 30 Tage an früheren Ständen lassen sich vorhalten und bei Bedarf wiederherstellen.

Das Agenda-Rechenzentrum steht in Deutschland und ist mehrfach zertifiziert, sodass die Daten höchsten Sicherheitsstandards unterliegen. Durch die verschlüsselte Übertragung und redundante Systeme sind die Backup-Daten dort sowohl vor unbefugtem Zugriff als auch vor physischen Schäden wie Feuer oder Stromausfall geschützt. Sollte also in der Kanzlei etwas passieren – von Hardware-Crash bis Ransomware-Befall – kann man die Daten aus der Agenda-Cloud schnell zurückspielen und weiterarbeiten.

Zum anderen bietet Agenda mit Agenda Security ein umfassendes Sicherheitspaket an. Dieses geht weit über einen herkömmlichen Virenscanner hinaus: Es umfasst eine mehrstufige Firewall, einen Anti-Phishing- und Spam-Schutz, Botnetz-Erkennung sowie eine erweiterte Zugriffskontrolle, um nur einiges zu nennen. Damit können Steuerberater ihre gesamte digitale Infrastruktur mit nur einem Produkt absichern. Das Besondere ist, dass Agenda Security perfekt auf die Agenda-Software und die Bedürfnisse von Kanzleien abgestimmt ist und im Hintergrund für Sicherheit sorgt, ohne die Arbeitsgeschwindigkeit zu beeinträchtigen.

Kombiniert bieten Datensicherung Online und Agenda Security einen Rundum-Schutz aus einer Hand. Und Kanzleien sind bestens für die Herausforderungen der Digitalisierung gerüstet.