Datensicherheit in der Lohnabrechnung: Warum Steuerberater keine Kompromisse machen dürfen

Ein falscher Klick, eine technische Störung, eine unklare Zuständigkeit – und plötzlich landen sensible Lohn- und Gehaltsabrechnungen dort, wo sie niemals hingehören. Aktuelle Vorfälle zeigen deutlich: Datensicherheit in der Lohnabrechnung ist keine technische Nebensächlichkeit, sondern ein zentrales Qualitäts- und Vertrauenskriterium für Steuerkanzleien.

Entsprechend hoch ist die Verantwortung der Steuerberater, die einige der sensibelsten personenbezogenen Daten verwalten und für Mandanten als Garant für Sicherheit und Verlässlichkeit gelten.

Lohn- und Gehaltsdaten: sensibler geht es kaum

Lohnabrechnungen enthalten Informationen, deren unbefugte Einsicht massive Folgen haben kann: Einkommen, Sozialversicherungsnummern, Steuermerkmale oder Krankheitszeiten. Gerät auch nur ein Teil dieser Daten in falsche Hände, drohen datenschutzrechtliche Konsequenzen, Vertrauensverlust bei Mandanten und Imageschäden für die Kanzlei.

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz setzen hier klare Leitplanken. Doch Gesetze allein schützen keine Daten. Entscheidend ist, wie Software, Prozesse und Verantwortlichkeiten in der Praxis zusammenspielen.

Datensicherheit erfordert durchdachte Systeme

Moderne Lohnabrechnung stellt heute deutlich höhere Anforderungen als noch vor wenigen Jahren. Was das in der Praxis bedeutet, bringt Christian Orth, Leiter Entwicklung Personalwesen bei Agenda, klar auf den Punkt: „Bei Lohn- und HR-Daten gibt es keinen Spielraum für Nachlässigkeit. Moderne Lohnabrechnung ist technisch und organisatorisch anspruchsvoll. Daten bewegen sich heute zwischen unterschiedlichen Systemen und Umgebungen – von lokalen Anwendungen bis hin zu Cloud-Infrastrukturen. Umso wichtiger ist es, Software so zu gestalten, dass ausschließlich berechtigte Personen Zugriff erhalten und alle Prozesse im Hintergrund lückenlos und rechtssicher ablaufen.“

Agenda: Datensicherheit als Prinzip, nicht als Zusatz

Bei Agenda ist Datensicherheit in der Lohnabrechnung kein optionales Feature, sondern fester Bestandteil der Softwarearchitektur. Die Agenda Lohn- und Gehaltsabrechnung ist konsequent darauf ausgelegt, sensible Daten zu schützen. So wird sichergestellt, dass die Verarbeitung jederzeit DSGVO-konform erfolgt.

Zugriffs- und Bearbeitungsrechte sind klar definiert und stellen sicher, dass ausschließlich autorisierte Personen auf sensible Lohn- und HR-Daten zugreifen können.
Die Übertragung von Lohn- und Gehaltsdokumenten sowie aller sensiblen Daten erfolgt jederzeit verschlüsselt und ist zuverlässig gegen äußere Eingriffe geschützt.
Sicherheitsmechanismen werden regelmäßig geprüft und gezielt weiterentwickelt, um auch neuen Risiken zuverlässig zu begegnen.
Alle Abläufe sind rechtssicher gestaltet und werden regelmäßig kontrolliert.

Sicherheit endet nicht bei der Software

Eine leistungsfähige Lohnsoftware bildet die technische Grundlage für eine sichere und verlässliche Lohnabrechnung in der Steuerkanzlei. Auf dieser Basis lassen sich klare Zuständigkeiten definieren, Prozesse strukturiert umsetzen und der verantwortungsvolle Umgang mit sensiblen Daten dauerhaft im Kanzleialltag verankern. Datenschutzvorfälle lassen sich dabei nicht mit Einzelmaßnahmen verhindern.

Für Steuerberater bedeutet das: Wer bei der Lohnabrechnung auf einen verlässlichen Partner wie Agenda setzt, schützt nicht nur sensible Daten, sondern auch das Vertrauen seiner Mandanten.

Wie Christian Orth es auf den Punkt bringt: „Datensicherheit ist kein Zustand, den man einmal erreicht – sie muss im täglichen Zusammenspiel von Software, Prozessen und Verantwortung konsequent gelebt werden.“

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Agenda Lohn- und Gehaltsabrechnung

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