26. Januar 2012

Vorsteuerabzug beim elektronischen Rechnungsversand

AGENDA setzt weiter auf digitale Signatur als Echtheitsnachweis

AGENDA rät: Gehen Sie mit der digitalen Signatur auf Nummer sicher!

Die aktuelle Gesetzgebung zum Thema "elektronische Rechnung" wird derzeit heiß diskutiert. Der Grund dafür: Eine elektronische Signatur ist für den Vorsteuerabzug seit Juli 2011 nicht mehr zwingend erforderlich. Trotzdem ist der Rechnungsempfänger in der Beweispflicht. Er muss Echtheit und Unversehrtheit einer Rechnung zweifelsfrei nachweisen. Wie genau das zu erfolgen hat, darüber schweigt der Gesetzgeber bis jetzt. So heißt es in Artikel 5 des Steuervereinfachungsgesetzes 2011: "Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können."
 
Die Folge: Große Verunsicherung auf Seiten der Unternehmer. Dabei sollte die Hemmschwelle für den elektronischen Rechnungsversand mit dem Wegfall der Signaturpflicht eigentlich abgebaut werden, denn der elektronische Versand bietet zahlreiche Vorteile.

Elektronischer Rechnungsversand: Die Vorteile liegen auf der Hand

Wer Rechnungen auf elektronischem Wege versendet, spart vor alle Eines, nämlich Geld: "Wir bei AGENDA verschicken jährlich rund 100.000 Rechnungen, die bei einem konventionellen Versand zunächst gedruckt, einkuvertiert, nach Portoklassen sortiert, frankiert und anschließend per Post zugestellt werden müssten", erklärt Josef Hilger, kaufmännischer Leiter. Bei einem elektronischen Versand entfallen demnach nicht nur Portogebühren für zigtausend Rechnungen jährlich, hinzu kommen zusätzliche Einsparungen beim Material (Papier, Kuverts und Druckkosten), bei der Archivierung (Lagerkosten) sowie bei der wertvollen Arbeitszeit.
 
Doch auch für den Empfänger elektronischer Rechnungen bieten sich zahlreiche Vorteile: Zum Einen spart er sich ein undurchsichtiges Ordner-Ablagesystem, zm Anderen können Eingangsrechnungen direkt im eigenen DMS abgelegt und weiterverarbeitet werden. Ein vorheriges Einscannen entfällt.
 
Ein weiterer Vorteil speziell für AGENDA-Kunden besteht darin, dass alle Rechnungen für elf Jahre revisionssicher bei AGENDA archiviert sind und bei Bedarf innerhalb weniger Minuten erneut zugesandt werden können.
 
Auch wenn die Vorteile der elektronischen Rechnung auf der Hand liegen: Kein Unternehmer will den Vorsteuerabzug gefährden. Doch wie soll er die Echtheit seiner Rechnungen zweifelsfrei nachweisen? Gibt es wirklich sinnvolle Alternativen zur digitalen Signatur? Wir sind der Meinung: "Derzeit nicht!"

Elektronischer Rechnungsversand: AGENDA setzt weiterhin auf die digitale Signatur

AGENDA versendet seine Rechnungen bereits seit Anfang 2008 in elektronischer Form. Wir setzen dabei auf die digitale Signatur. Der Rechnungsempfänger erhält per E-Mail zwei Dateien - die digitale Rechnung sowie die dazugehörige Signatur. Aufzubewahren sind dabei unbedingt beide Dateien. Um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden sollten die ursprünglichen Dokumente auch dann weiterhin digital aufbewahrt werden, wenn der Empfänger die Rechnung ausdruckt und zu seinen Buchhaltungsunterlagen nimmt.

AGENDA empfielt: Digitale Signaturen immer sofort prüfen!

Nach aktueller Gesetzgebung sind die Prüfung sowie der Prüfbericht keine zwingende Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Dennoch empfielt es sich, jede Signatur direkt nach Erhalt zu prüfen. Je früher man eine ungültige Signatur bemerkt, desto einfacher kann man eine neue Rechnung erhalten. Sollten Sie elektronische Rechnungen ohne digitale Signatur bekommen, empfehlen wir, diese unbedingt einzufordern oder sich sicherheitshalber eine Papierrechnung ausstellen zu lassen. Nur so ist gewährleistet, dass Sie den Vorsteuerabzug nicht gefährden.

Kostenfreies Prüfprogramm für AGENDA-Kunden

Im AGENDA-Kundenbereich bieten wir Ihnen ein kostenfreies Prüfprogramm für elektronische Rechnungen. Dieses können Sie für sämtliche Eingangsrechnungen (nicht nur von AGENDA) nutzen. Im Kundenbereich finden Sie auch eine detaillierte Anleitung, wie Sie die Prüfung ganz einfach durchführen können.