Das Ablage- und Organisationssystem ist sehr einfach von Ihnen selbst konfigurierbar und lässt sich an Ihre individuellen Anforderungen anpassen. Da ein Teil Ihrer Dokumente inzwischen nur noch in elektronischer Form vorliegt (z. B. E-Mails, PDF-Dateien), ist die herkömmliche Papierakte meist unvollständig. Eine elektronische Akte kann diese Lücke schließen und sowohl papierbezogene als auch elektronische Dokumente verwalten. Durch die Verknüpfung mit dem CRM-System nutzen Sie mit AGENDA eine zuverlässige Informationsquelle für alle Informationen zu Mandanten, Kunden, Lieferanten oder sonstigen Adressen. Die vollständige elektronische Akte in einem System reduziert Ihre Suchzeiten wesentlich und erhöht dadurch Ihre Sevicequalität und die Reaktionszeiten gegenüber Ihren Mandanten oder Kunden. Alle Mitarbeiter profi tieren von einem einheitlichen Wissensstand. Systematisieren Sie Ihr Dokumenten-Management Über die Standard-Schnittstelle TWAIN bedient DMS alle gängigen Scanner. Dabei werden alle Arbeitsschritte, vom Scannen über die Seitentrennung bis hin zur Verschlagwortung und Archivierung, direkt im DMS durchgeführt. Bereits bestehende Dokumente können Sie komfortabel über die Importfunktion einzeln oder im Stapel importieren. Die MS Outlook-Schnittstelle ermöglicht es Ihnen, E-Mails per Mausklick aus MS Outlook direkt im DMS zu archivieren. Elektronische Dokumente aus Fremdprogrammen können Sie auch über den DMS-Druckertreiber in PDFs umwandeln und im System ablegen. Neben selbst erstellten Dokumenten verwalten Sie in DMS Dokumente jeden Dateiformats. Sie können beliebig viele eigene Dokumenttypen definieren. Diesen Dokumenttypen ordnen Sie benutzerdefinierte Schlagwörter zu. Dadurch können Sie sehr einfach und ohne externe Consulting-Leistungen Ihr eigenes Ablagesystem erstellen. Mandanten-, Kunden- oder Lieferantenakten sowie Bearbeiter werden vom DMS-Programm angelegt und aktualisiert, sobald in einem der anderen AGENDA-Programme entsprechende Daten erfasst werden. Dokumente werden in Mandanten- bzw. Kundenakten mit individuellen Registern abgelegt. Diese Akten entstehen automatisch bei der Neuanlage von Adressen in der ZMIV, in CRM oder in FAKTURA. Die von Ihnen definierten Schlagwörter stehen für weitere Suchen, Gruppierungen oder Filterfunktionen zur Verfügung. So erhalten Sie verschiedene Sichtweisen auf Ihren Dokumentenbestand. Sie können sich z. B. alle Dokumente eines bestimmten Zeitraums, eines bestimmten Mitarbeiters, eines Aktenzeichens, eines Projekts, sowie Kombinationen daraus anzeigen lassen. DMS bietet die Möglichkeit, einmal defi nierte Filter zu speichern, um diese immer wieder schnell zur Hand zu haben. Über eine Workflow-Funktion können alle Dokumente ganz einfach von einem Bearbeiter zum nächsten weitergeleitet werden. Jeder Mitarbeiter findet die ihm zugewiesenen Dokumente schnell und einfach in seinem Postkorb. In einem „Allgemeinen Postkorb“ befi nden sich alle Dokumente, die noch keinem Bearbeiter zugeordnet wurden. DMS legt für alle Mitarbeiter automatisch auf Basis der in der ZMIV, in CRM oder in FAKTURA hinterlegten Daten die Mitarbeiter-Postkörbe an, so dass diese sofort nach der Installation zur Verfügung stehen. Mit AGENDA DMS erstellen Sie sogar neue Briefe, Faxe und E-Mails auf Basis von Dokumentvorlagen DMS verwaltet nicht nur Ihre Dokumente. Über den Funktionsumfang vieler am Markt erhältlicher Dokumenten-Management-Systeme hinaus erstellen Sie mit DMS Briefe, Faxe und E-Mails schnell und einfach auf Basis von Dokumentvorlagen. Durch die optimale Integration in das AGENDA-Gesamtsystem fügt DMS dabei über hundert Werte aus anderen AGENDA-Programmen, wie beispielsweise die ESt-Erstattung, selbstständig in das jeweilige Dokument ein. Selbstverständlich werden auch die Mandanten- und Kundendaten aus der ZMIV, aus CRM oder aus FAKTURA automatisch ins Anschreiben integriert. Bereits mit der Installation erhalten Sie vielfältige Standard-Dokumentvorlagen, die Sie individuell anpassen können. Sie haben zusätzlich die Möglichkeit, Serienbriefe zu drucken und sogar personalisierte Serien-E-Mails zu erstellen und zu versenden. Alle erstellten Briefe oder E-Mails werden automatisch im DMS archiviert. Intuitive Bedienbarkeit in gewohnt übersichtlicher AGENDA-Optik Das Programm DMS hat die gleiche übersichtliche Benutzeroberfläche und intuitive Bedienbarkeit wie alle AGENDA-Anwendungen. Das Programm ist geeignet für die hochperformante Verwaltung einer nahezu unbegrenzten Anzahl von Dokumenten. Durch die Integration in die AGENDA-Systemumgebung profitieren Sie von einer einheitlichen Datenbasis. Außerdem legt DMS Bearbeiter-Postkörbe für alle Mitarbeiter an, erstellt automatisch neue Kunden- bzw. Mandantenakten und ermöglicht eine zentrale Rechteverwaltung über das Programm BENUTZER. DMS wurde so konzipiert, dass Sie ohne aufwendige Schulungs- oder Consulting-Leistungen das Programm nach der Installation selbst konfigurieren und sofort produktiv arbeiten können. Selbstverständlich profitieren Sie auch bei DMS von kompetenter Anwendungsberatung und praktischen Online-Seminaren. Die wichtigsten Funktionen von DMS im Überblick:
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